L’art de la négociation avec les locataires dans une économie morose
(“How to Negotiate with Tenants in a Tough Economy” July/August 2009)
L’article qui suit a été traduit de la nouvelle publication de l’IREM, « The Leasing Process: Landlord and Tenant Perspectives »
par Alan Alexander et Richard Muhlebach, CPM®
Lors des négociations de baux, nous allons élaborer des stratégies afin de négocier la meilleure affaire pour notre client – le propriétaire d’immeuble. Lorsque le marché est fort, toute notre attention se porte sur les besoins et les préoccupations de notre client, mais nous perdons souvent de vue les préoccupations de nos locataires. Lorsque l’économie roule bien, les options des locataires sont limitées et ceux-ci ont tendance à accepter nos offres sans trop négocier. Cependant, lorsque l’économie connaît des ratés ou une période de récession, notre client aurait tout intérêt à tenir compte des préoccupations et des besoins de chacun des locataires.
Les locataires de bureaux sont préoccupés par les coûts inhérents à une faible occupation et les coûts de relocalisation, alors que les détaillants-locataires sont plutôt préoccupés par les coûts inhérents à une faible occupation et à la capacité qu’ils auraient de fermer leur magasin si celui-ci n’était pas rentable. Ces problèmes sont contrés par les avantages que peut réaliser le propriétaire lorsque l’économie est solide.
De nos jours, marasme économique et marché immobilier morose ont forcé les gestionnaires immobiliers et les agents de location à se préparer aux négociations les plus difficiles auxquelles ils devront faire face. À titre de gestionnaire immobilier ou d’agent de location, vous devrez négocier plusieurs dispositions des contrats de location qui sont coûteuses pour le propriétaire mais nécessaires pour conclure la transaction de location. Les stipulations doivent être négociées de main de maître afin d'atténuer leur impact sur le flux net de trésorerie et la valeur de la propriété.
NÉGOCIER AVEC DES LOCATAIRES DE BUREAUX
Les locataires de bureaux savent que dans un marché immobilier faible ils peuvent négocier plusieurs points pouvant leur permettre d’épargner des milliers de dollars. Le premier point est le loyer. Le meilleur moyen de vous préparer à négocier le loyer est d’avoir une totale compréhension du marché et des édifices concurrents. Ceci se fait en effectuant périodiquement des enquêtes du marché qui donneront les données nécessaires en matière d’espace loué et de location. Ces données sont nécessaires afin de déterminer les gammes de loyer à offrir pour concurrencer les autres édifices. Vous pouvez utiliser ces données pour comparer l’édifice en question à ses concurrents et ensuite recommander les loyers et les concessions à faire pour un édifice en particulier.
Vous devez ensuite connaître la « limite » que peut atteindre le propriétaire, c’est-à-dire le niveau le plus bas que peut accepter le propriétaire pour un loyer. Ce chiffre est établi en fonction des autres concessions offertes. Lorsque vous rencontrez le propriétaire pour passer en revue et discuter de l’enquête du marché et que vous recommandez des tarifs de location pour l’édifice, le propriétaire sera en mesure de prendre une décision finale quant aux tarifs de location et aux paramètres des conditions de location.
Une composante pour la négociation du loyer de base est l’indexation des loyers. Il s’agit des augmentations au loyer de base prévues pendant la durée de la location. Vous et le propriétaire déciderez s’il y aura indexation, et si oui, quel en sera le montant et selon quelle fréquence.
La première concession que demande habituellement un locataire est l’obtention d’un mois ou de plusieurs mois de loyer gratuits. Dan un marché type, la gratuité du loyer est habituellement inexistante. Lorsque cette demande est octroyée, ce n’est que pour une courte période. Vous devez déterminer quelle quantité de mois gratuits sera accordée et si ces mois seront appliqués au début de l’entente de location ou étalés tout au long de la période de location. Dans la plupart des cas, la gratuité du loyer est consentie au début de la location pour qu’elle soit « consumée » le plus rapidement possible.
Lorsque l’économie est faible, plusieurs édifices peuvent avoir des problèmes de flux net de trésorerie, ce qui peut empêcher le propriétaire d’offrir plusieurs mois gratuits de location la première année. Lorsque les temps sont durs, l’habitude est d’étaler la gratuité du loyer sur la période couverte dans l’entente de location en offrant un mois de loyer gratuit au début de chaque année de location ou d’étaler les mois gratuits également sur chaque années de location.
La deuxième demande la plus répandue d’un locataire est d’établir un plafond sur le pourcentage annuel d’augmentation des dépenses administratives. Si cette concession doit être offerte, vous devrez négocier le taux maximal de pourcentage d’augmentation et déterminer si les dépenses non contrôlables, comme les impôts fonciers et le déneigement, sont plafonnées. Le locataire risque aussi d’exiger des améliorations locatives supérieures à la norme. Une fois de plus, c’est à vous de faire vos devoirs et de passer en revue votre enquête du marché pour savoir ce que le marché offre aux locataires en matière d’améliorations locatives. Étant donné que les améliorations exigées des locataires coûtent très cher, le loyer de base peut être lié en fonction de la quantité des améliorations fournies.
Les déménagements coûtent cher aux locataires et ils perturbent à tout coup leurs affaires. La plupart des locataires commerciaux n'ont pas besoin de déménager, mais lorsque l'économie va mal, certains propriétaires présentent des offres très alléchantes pour encourager les locataires à venir occuper leurs bureaux. Les locataires peuvent même recevoir une allocation de relocalisation ou les propriétaires sont parfois même prêts à défrayer la totalité des coûts de déménagement. Les coûts pour déménager un locataire peuvent grimper rapidement. Ces coûts impliquent souvent le déménagement d’équipements ou de meubles, la modification des câblages électriques, l’installation d’ordinateurs et de systèmes téléphoniques, sans compter les frais accessoires. Il est important d’obtenir une estimation des coûts avant de négocier une allocation de déménagement.
Le locataire bien avisé et le représentant bien averti du locataire feront également des démarches afin que soient remboursés les frais accessoires, ce qui inclut la nouvelle papeterie et les cartes d’affaires, les avis de déménagement envoyés aux clients, le loyer gratuit pendant la préparation du nouveau bureau et plus encore.
LA NÉGOCIATION AVEC DES DÉTAILLANTS-LOCATAIRES
Les détaillants-locataires ont les mêmes préoccupations au sujet du coût d’occupation que les locataires de bureaux, mais ils sont aussi préoccupés lorsqu’ils font des affaires dans un endroit qui n’est pas rentable – ou lorsqu’ils doivent gérer leurs opérations à perte. Pour mettre un baume à ces préoccupations, certains détaillants-locataires négocieront des améliorations pour le locataire ou une allocation pour de l’équipement. Il s’agit d’un montant fixe qui peut représenter quelques milliers de dollars pour un petit détaillant et aller jusqu’à des centaines de milliers de dollars pour un détaillant prospère ou une chaîne de restaurants.
En plus de négocier le loyer de base, un loyer progressif et des frais administratifs, le détaillant-locataire tente souvent de négocier également une clause touchant un pourcentage de loyer. À titre de gestionnaire immobilier, vous devez déterminer si les ventes du locataire pourraient atteindre le niveau nécessaire pour payer un pourcentage. Il vous est possible d’établir ce point en étudiant la tendance des ventes des autres magasins d’un locataire potentiel et en comparant le seuil de ventes du locataire aux moyennes de vente à l’échelle nationale pour cette catégorie de commerce du détail. Ces données se trouvent dans la publication semestrielle de la Urban Land Institute, Dollars & Cents of Shopping Centers.
Si le centre commercial abrite des détaillants ou des restaurants semblables, il est possible de comparer leurs ventes au seuil de vente du locataire potentiel. Le seuil de vente est la somme des ventes annuelles que doit générer un locataire avant qu’il soit en mesure de payer un pourcentage du loyer. S’il est peu probable que ce pourcentage soit atteint, vous pourriez être en mesure de profiter de cette situation pour obtenir des concessions de la part du locataire. Si la clause touchant un pourcentage du loyer est négociée, il est possible que le locataire exige un pourcentage plus faible et possiblement un seuil artificiellement élevé. Un seuil artificiellement élevé est un montant de vente supérieur au seuil de vente naturel. Le seuil de vente naturel est déterminé en divisant le pourcentage du locataire par rapport à son loyer annuel. La somme résultante est le seuil naturel et le locataire paie le pourcentage sur toutes les ventes au-dessus du seuil naturel. Si le seuil est négocié à un taux plus élevé que le seuil naturel, le locataire débourse un pourcentage inférieur.
Une fois de plus, vous devez déterminer ce que devraient représenter les ventes du locataire et ce qu’il en coûterait au propriétaire en perte de pourcentage de loyer. En se basant sur la moyenne des ventes du locataire dans son autre emplacement, vous avez un bon point de départ afin de déterminer ce que serait ses ventes après la période de démarrage. Le locataire peut opter de négocier un pourcentage de location seulement sans loyer de base. Si c’est l’entente conclue, vous devriez alors négocier le taux du pourcentage avec une couple de points en plus. Une autre solution serait d'établir un loyer à pourcentage seulement pour la première année ou pour deux années, pour ensuite passer au loyer au taux de base pour la location.
Les détaillants peuvent aussi négocier l’annulation de leur bail si leurs ventes sont inférieures à leurs projections. C’est une préoccupation additionnelle pour les détaillants qui occupent des espaces locatifs dans un centre commercial peu achalandé, ou lorsque l’économie va mal. Les meilleurs détaillants peuvent négocier le droit d’annuler le bail. Vous devriez ne pas céder à ce droit, mais si cette question ouvre la voie à un nouvel accord pour un bon détaillant, le droit d’annulation doit être négocié afin de diminuer les risques de voir le locataire annuler le bail. D'abord, vous devez vous assurer que le bail ne peut pas être résilié à moins que les ventes du détaillant ne dépassent pas un certain volume au cours de la troisième année civile du bail. Le volume de ventes doit être réaliste et ne pas représenter moins de la moyenne des ventes des autres magasins du locataire après trois années d'opération, et pas moins que les moyennes nationales.
Les moyennes nationales des ventes pour des dizaines de types de détaillants sont publiées dans Dollars & Cents of Shopping Centers. Le détaillant doit avoir au moins trois années, y compris trois périodes des fêtes, pour générer ces ventes. L’annulation est un droit ponctuel qui s’applique au mois de janvier, suivant le bail de la troisième année civile. Le locataire doit aussi donner au propriétaire un avis d’annulation de 120 jours. Il est peut probable que le locataire paie des frais d’annulation, mais il serait quand même bon d'imposer de tels frais.
Le détaillant peut aussi exiger l’application d’une clause de collocation comme droit d’annulation. Cette clause permet au locataire d’annuler un bail si un autre locataire-clé spécifique se retire des affaires, ou si le taux d’occupation d’un centre commercial chute en-dessous d’un pourcentage spécifique. Il s’agit là ici encore d’une clause que vous devriez éviter car elle risque de causer une réaction en chaîne sur les autres locataires. Si le propriétaire n’a d’autre choix que d’accepter cette clause, une contre-attaque serait de convertir le bail du locataire en pourcentage pendant la période où l’espace locatif du locataire-clé reste vacant. Le départ d’un locataire-clé ne signifie pas nécessairement que les ventes des autres détaillants vont baisser. Vous pouvez également stipuler clairement qu’un locataire ne peut pas exercer ses droits en vertu de la clause de colocation à moins que ses ventes ne déclinent de plus de 10 pour cent.
Lorsque l’économie tourne au ralenti, les locataires sont prêts à demander la lune. En tant que gestionnaire immobilier ou agent de location, vous devez êtes prêt à répondre à cette demande. La réalité est que les concessions sont nécessaires pour permettre aux transactions locatives de bien fonctionner dans la période économique difficile que nous traversons, plus particulièrement dans le milieu de l’immobilier. Vous devriez développer, avec votre propriétaire, une stratégie de négociation de bail qui inclut les réponses du propriétaire, ainsi que les positions à l’égard de toutes les clauses du bail susceptibles d’être négociées par le locataire. Vous devrez également évaluer le coût de chacune des concessions, et savoir si ce coût doit être payé à l’avance ou tout au long de la durée du contrat de location. Le fait de connaître le coût du propriétaire pour chaque clause de bail négociée, vous permettra de négocier une meilleure entente.
BIOS
Alan Alexander (aaacon@cox.net) est président de Alexander Consultants à Scottsdale, Arizona. Il est coauteur de The Leasing Process: Landlord and Tenant Perspectives et de plusieurs autres publications ayant trait à l’immobilier commercial.
Richard Muhlebach CPM® (rmuhlebach@comcast.net) est consultant dans le domaine de l’immobilier et formateur; il a des bureaux à Woodinville, Washington. Il est coauteur de The Leasing Process: Landlord and Tenant Perspectives, ainsi que de plusieurs autres publications. M. Muhlebach enseigne à l’échelle nationale et internationale, et il agit à titre de témoin-expert et arbitre.
