COMBIEN D’ÉDIFICES UN GÉRANT D’IMMEUBLES PEUT-IL PRENDRE EN CHARGE?
(« How Many Properties can a Property Manager Manage?» JPM Nov/Dec 2007)
L’attribution du nombre adéquat d’édifices aux gérants d’immeubles nécessite bien des calculs et un peu d’intuition
par Hal Cottingham et Richard Muhlebach, gestionnaires immobiliers agréés
La plus vieille question qui existe dans le monde de la gestion immobilière est : « combien d’édifices un gérant d’immeubles peut-il gérer? » La réponse a toujours été : « eh bien, ça dépend… »
Les cadres supérieurs du secteur immobilier utilisent très souvent leur intuition pour déterminer à quel moment un gérant d’immeubles a sous sa responsabilité le maximum de propriétés dont il peut s’occuper. Toutefois, il est possible de quantifier de manière méthodique le nombre d’édifices qu’un gérant ou une gérante d’immeubles peut prendre en charge.
RIGUEUR ET MÉTHODE AVANT TOUT
Pour calculer le nombre d’édifices qu’un gérant d’immeubles peut prendre à sa charge, il faut d’abord évaluer les opérations de la compagnie et attribuer un pointage aux activités de gestion liées à chacun des édifices. Pour y arriver, chaque société doit développer un système de pointage prenant ces facteurs en considération.
Afin de développer un système de pointage, le cadre supérieur du secteur immobilier doit d’abord déterminer un ensemble de critères servant à évaluer la philosophie de gestion de la compagnie, son mode d’opération et l’expérience de ses gérants d’immeubles. Par la suite, il s’agit d’octroyer un pointage à chacun des immeubles en fonction des activités de gestion liées aux critères établis.
Les compagnies doivent aussi établir une fourchette de points correspondant à la somme de responsabilités qu’un gérant devrait pouvoir prendre en charge. On peut ensuite assigner aux gérants un nombre d’édifices totalisant un nombre de points à l’intérieur de cette fourchette. En bout de ligne, la détermination finale du nombre d’immeubles qu’un gérant peut prendre en charge s’effectue en combinant l’objectivité du processus d’évaluation et la compréhension intuitive, par le cadre supérieur, de la manière d’opérer de sa compagnie et de ses gérants.
Ce procédé peut servir à évaluer toute une variété de types d’immeubles commerciaux et résidentiels. Un formulaire d’évaluation pour chaque type d’édifices ou pour un portefeuille immobilier comprenant des édifices à caractéristiques mixtes peut facilement être élaboré.
INVARIABLEMENT COMPLEXE
Pour évaluer avec précision une compagnie, il y a cinq variables dont il faut tenir compte. Chacune de ces variables sert à déterminer le mode de fonctionnement de la compagnie de gestion immobilière, ce qui servira de base pour le pointage des édifices, à l’intérieur d’un portefeuille immobilier, qu’un gérant d’immeubles type peut être appelé à gérer.
La première variable à considérer au moment de l’évaluation d’une compagnie de gestion immobilière est si celle-ci, ou sa division, gère des immeubles dont elle, ou sa société mère, est propriétaire – ce qu’on appelle de la gestion interne – ou si cette société fournit des services de gestion pour une tierce partie.
En général, il est plus facile de gérer des immeubles à l’interne que pour une tierce partie. La gestion interne ne compte qu’un client, avec un seul ensemble de buts et d’objectifs, un système de comptabilité, une liste d’exigences pour les rapports et utilise un seul logiciel pour la gestion d’immeubles. Les sociétés qui fournissent des services de gestion pour des tierces parties, par contre, possèdent plusieurs clients, qui ont chacun leurs buts et objectifs; ceci correspond à plus d’exigences pour les rapports, plusieurs logiciels de gestion différents et ainsi de suite.
Le résultat est que les gérants d’immeubles qui travaillent pour des compagnies qui administrent leurs propres édifices devraient pouvoir en gérer davantage ou pouvoir prendre en charge un nombre plus élevé de points d’immeubles que ceux qui travaillent pour une société fournissant des services de gestion à des propriétaires tierces.
Une autre variable dont il faut tenir compte au moment de l’évaluation d’une compagnie est constituée par ses opérations. Le cadre supérieur doit étudier sérieusement le soutien administratif et comptable de sa compagnie, la supervision et les ressources qu’elle met à la disposition de ses gérants, ainsi que les responsabilités additionnelles qu’elle leur impose.
Certaines sociétés assignent des responsabilités comptables à leurs gérants d’immeubles, comme le calcul de la redevance en fonction de l’achalandage pour les locataires commerciaux, la conciliation de fin d’année et les ajustements de loyers. D’autres croient que leur personnel comptable peut effectuer ces calculs plus efficacement et plus précisément et préfèrent voir leurs gérants travailler davantage sur le terrain.
Les gérants d’immeubles qui manquent d’assistants administratifs ou qui doivent les partager, ou qui ont des tâches additionnelles comme la rédaction des baux, des tâches comptables ou la supervision de l’amélioration de la clientèle, auront moins de temps à consacrer à la gestion d’immeubles. Dans une telle situation, on devrait leur assigner moins d’édifices à gérer. Mais même si c’est le cas, les revenus provenant des transactions et de la supervision de l’amélioration de la clientèle dépassent souvent de beaucoup les sommes épargnées en confiant la responsabilité d’une ou deux propriétés de plus à un gérant.
Le niveau de services fourni par la société de gestion immobilière constitue lui aussi une variable importante à prendre en considération. Tous les propriétaires d’immeubles n’ont pas besoin du même niveau de services. Les propriétaires institutionnels ont besoin d’un plus haut niveau de services que le propriétaire local qui visite régulièrement sa propriété et qui n’a pas besoin de rapports comptables sophistiqués. En fait, le propriétaire local préférera payer moins cher pour un niveau de services inférieur.
La dernière variable dont les compagnies doivent tenir compte au moment de leur auto-évaluation est l’expérience et les capacités de leurs gérants. Les gérants d’immeubles d’expérience peuvent gérer un portefeuille d’immeubles plus imposant ou plus exigeant que les débutants. Les sociétés devraient développer deux gammes de pointages pour leurs immeubles; une pour les gérants d’expérience et une autre pour les gérants d’immeubles débutants.
Les habitudes de travail et l’efficacité du gérant d’immeubles serviront aussi à déterminer le nombre d’immeubles qu’il pourra prendre en charge. Le gérant d’immeubles possède-t-il de l’expérience dans la signature de baux, le refinancement ou la vente d’immeubles? Peut-il ou peut-elle superviser ou coordonner une opération d’amélioration des locataires? Ces compétences et d’autres serviront aussi à déterminer le nombre d’édifices que le gérant ou la gérante pourra prendre en charge.
 ANALYSEZ CECI
Après l’évaluation du mode de gestion de la compagnie, un système de pointage est développé pour l’évaluation de chacun des immeubles et les activités de gestion qui y sont associées. Chacune des activités de gestion de l’immeuble et son positionnement sont cotés et l’addition de ces points correspond au pointage de l’immeuble.
Au moment du développement du système de pointage pour les activités de gestion d’immeubles, le cadre supérieur doit prendre en considération une gamme entière de nouvelles variables (dont il est question dans l’encadré) afin de mettre en place un pointage de base pour chacune des activités de gestion. Chaque activité de gestion ou variable de l’immeuble est ensuite évaluée à l’aide de ce pointage de base. Le cadre supérieur peut procéder à l’évaluation des édifices gérés par la société pour laquelle il travaille; ceci peut constituer le point de départ pour la création du système discuté ici.
Une fois que le cadre supérieur de la firme de gestion a développé des critères spécifiques pour sa compagnie, déterminé le niveau d’activité pour le pointage de base pour chacune des variables et fait connaître, mis en application et utilisé la méthode pendant un certain temps, il deviendra plus à l’aise avec le système qu’il a créé et avec l’assignation de pointages; avec le temps, il pourra modifier le nombre de points de la fourchette servant à déterminer la taille du portefeuille immobilier de chacun de ses gérants.
Chaque société de gestion immobilière possède ses propres modes d’opération et sa philosophie de gestion. Chaque société de gestion immobilière développe sa propre niche, incluant les types d’immeubles qu’elle gère, l’aire ou les aires géographiques dans lesquelles elle opère, le niveau et le type de services qu’elle fournit et le type de propriétaires d’immeubles ou clients qu’elle sert.
La dernière étape de l’analyse consiste en l’assignation d’édifices aux gérants et gérantes en fonction de la fourchette de points qu’ils peuvent prendre en charge. C’est le cadre supérieur qui doit déterminer le nombre de points qu’un gérant d’immeubles d’expérience peut gérer, en prenant en considération les opérations, la niche du marché et la philosophie de gestion de la société.
L’aspect intuitif entre en ligne de compte lorsque le cadre supérieur prend en considération des facteurs moins tangibles, comme lorsque la personnalité d’un client est plus compatible avec celle d’un gérant en particulier, ou lorsqu’il jumelle les talents ou expériences spécifiques d’un gérant aux besoins particuliers d’un immeuble, ou tout autre facteur subjectif.
Un système d’évaluation peut être développé pour évaluer de l’intensité de gestion de chaque immeuble. L’incorporation du système d’évaluation aux opérations de la société fournit un système objectif permettant d’établir le nombre d’édifices que comptera le portefeuille immobilier de chaque gérant.
Alors, combien d’édifices un gérant d’immeubles peut-il prendre en charge? C’est une question pour laquelle il est possible de calculer la réponse. Même si celle-ci diffère pour chaque compagnie, chacune peut établir les critères qui aideront à calculer le nombre d’édifices que ses gérants peuvent prendre en charge.
Les questions concernant cet article peuvent être adressées àmnaso@irem.org. |
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 DONNER UN POINTAGE AUX ACTIVITÉS DE GESTION
Les sociétés de gestion devraient prendre en considération les variables suivantes au moment d’accorder un pointage de gestion à chacun de ses édifices. Si certaines activités de gestion sont communes à tous les types d’immeubles, d’autres activités ou variables sont spécifiques à certains sites.
Les dimensions de l’immeuble : Les immeubles plus grands ont généralement davantage d’activités de gestion courantes.
L’âge de l’immeuble : Les immeubles plus âgés nécessitent généralement plus d’entretien et ont aussi des problèmes particuliers qui nécessitent qu’on s’en occupe.
Le nombre de locataires : Le temps nécessaire pour effectuer la facturation aux locataires, la collecte des loyers, la balance de fin d’année des redevances en fonction de l'achalandage et les demandes d’entretien est directement proportionnel au nombre de locataires dans l’immeuble.
Les relations avec les locataires et autres sujets liés aux locataires : Plusieurs sociétés de gestion immobilière commerciale possèdent une politique qui demande à leurs gérants de visiter chaque locataire sur une base qui varie de mensuelle à trimestrielle. Certains locataires peuvent être visités plus souvent. Ces visites peuvent prendre de quelques minutes à une demi-heure chacune.
La situation géographique de l’immeuble : Même avec les téléphones cellulaires, les messageries textes et les ordinateurs portables, le temps passé à voyager en automobile ou en avion nuit à l’efficacité de la gestion.
L’implication dans la communauté : Même si les gérants d’immeubles ont rarement besoin d’être directement impliqués dans la communauté, ils doivent parfois représenter la propriété lors de discussion sur des enjeux communautaires ou des règlements municipaux et, en général, ceci est coûteux en ce qui a trait au temps.
Les défis particuliers à un immeuble : Parmi ces défis, on compte les locataires problématiques, les enjeux d’entretien majeurs, les problèmes de sécurité et ainsi de suite.
Les responsabilités administratives : Le fait qu’un gérant d’immeubles ait ou non des responsabilités additionnelles, comme la rédaction de baux et la supervision de l’amélioration de la clientèle, a un gros impact sur son horaire.
Les rénovations de propriétés : Même si les firmes de gestion immobilières sont souvent bien payées pour la supervision ou la coordination du travail de rénovation fait par un entrepreneur général ou plusieurs entrepreneurs, ce service exige aussi beaucoup de temps.
Personnel d’entretien sur place : Le gérant d’immeubles se voit soulagé d’une bonne partie des tâches quotidiennes de gestion lorsqu’une propriété possède du personnel d’entretien sur place. Celui-ci peut répondre rapidement aux demandes d’entretien, appeler les entrepreneurs et les fournisseurs et s’occuper des questions concernant les locataires. |
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 SUPPOSONS QUE…
Imaginez l’exemple hypothétique suivant, qui consiste à attribuer un pointage à un portefeuille immobilier commercial mixte, constitué de petits immeubles à bureaux et de centres commerciaux en rangée attachés à de grands commerces.
La société externe de gestion immobilière fournit un niveau moyen de services pour des investisseurs privés locaux et étrangers. La gérante d’immeubles est une gestionnaire immobilière agréée comptant huit années d’expérience. Elle partage, avec un autre gérant d’immeubles, les services d’une assistante administrative et c’est le service de la comptabilité de la société de gestion qui est responsable du calcul de la part des locataires pour les dépenses liées à l’achalandage et des ajustements de fin d’année. La gérante d’immeubles est responsable de la vente d’une propriété et du renouvellement des baux pour trois autres immeubles. Le pointage de base pour chacune des activités ou variable de la gestion d’immeuble est établi à 2,5 sur une échelle de 5. Les gérants d’expérience de cette société doivent gérer un portefeuille immobilier totalisant de 175 à 200 points. |
