부동산 관리사는 몇 개의 부동산을 관리할 수 있는가?
(“How Many Properties Can a Property Manager Manage?” Nov/Dec 2007)

적절한 수의 건물 관리를 위해서는 직관력보다는 치밀한 계산이 요구된다.

By Hal Cottingham CPM 그리고 Richard Muhlebach, CPM

부동산 전문 관리에 있어서 가장 오래된 질문은 “한 관리사가 몇 개의 건물을 관리할 수 있는가?”이며, 이에 대한 한결 같은 답변은 “글쎄, 경우에 따라 다르다”이다.

부동산 관리회사의 이사들은 한 부동산 관리사가 최고로 관리할 수 있는 건물의 수를 결정할 때 직관에 의존하는 경우가 많다. 그러나 한 관리사에게 관리를 맡길 수 있는 건물의 수는 체계적인 방법에 의해 결정될 수가 있다.

쉽지만은 않은 방법

한 관리사가 관리할 수 있는 건물의 수를 결정하기 위해서는 먼저 회사 운영에 대한 평가와 함께 각 건물의 관리 활동에 대한 평가가 요구된다. 이러한 평가를 위해 회사는 고려해야 할 요소들에 대한 포인트 시스템을 개발해야 한다.

포인트 시스템을 개발하기 위해 부동산 관리회사의 이사들은 회사의 경영 철학을 비롯해 어떻게 회사가 경영되는지 그리고 건물 관리사들의 경험 등을 평가하기 위한 일련의 기준들을 확립시켜야 한다. 그 다음, 기준 결정과 관련된 관리 활동을 근거로 각 건물에 대한 평가 점수를 부여해야 한다.   

또한, 각 부동산 관리사들이 다룰 수 있는 한계를 수치로 결정할 필요가 있다. 그런 후, 그 한도 내에서 부동산 관리사에게 건물 관리를 위한 점수를 책정한다. 궁극적으로, 한 부동산 관리사가 관리할 수 있는 건물의 수는 결국 평가 절차의 목적과 회사 운영, 그리고 부동산 관리 업무를 담당하는 관리사들에 대한 회사 중역들의 이해에 달려있다고 할 수 있다. 

이러한 절차는 다양한 상업용 건물을 비롯, 거주용 건물들을 평가하는 데 적용될 수 있다. 평가 양식은 부동산의 종류에 따라 혹은 여러 건물로 구성된 포트폴리오에 따라 개발될 수 있다.

예외없는 복잡함

한 회사를 정확히 평가하기 위해서는 5개의 변수가 고려되어야 한다. 그리고 그러한 변수들은 부동산 관리 회사가 어떻게 운영되는지를 결정하는 데 사용되며, 보통의 부동산 관리사가 관리할 수 있는 포트폴리오 구성 건물들에 대한 점수의 기초가 된다.

한 회사를 평가하는데 고려해야 할 첫 번째 변수는 부동산 관리회사 또는 부서가 부동산 소유 기업 또는 모기업 소속인가 아닌가 – 즉 내부 관리사인가 아니면 제3자 관리사인가이다.  

일반적으로, 내부 관리가 제3자에 의한 관리보다 쉽다고 한다. 내부 관리는 부동산 관리에 따른 목표나 목적이 하나인 한 고객만을 대상으로 하며, 계정이나 보고 시스템도 하나이며 부동산 관리 소프트웨어 프로그램도 1개만을 사용하기 때문이다.  그러나 제3자에 의뢰할 경우, 관리 회사가 다양한 목표나 목적을 가진 여러 고객들을 상대해야 하므로, 보고 시스템이나 사용하는 관리 소프트웨어 프로그램도 다양해질 수 밖에 없다.   

결과적으로, 자사 건물을 관리하는 회사에 근무하는 부동산 관리사들은 더 많은 건물을 관리할 수 있어야 하며, 여러 부동산을 관리하는 관리 회사에 근무하는 부동산 관리사보다 더 많은 부동산 포인트가 할당되게 된다.

회사를 평가하는데 고려해야 할 또 다른 변수는 회사 운영이다. 관리 시스템이나 계정 지원, 그리고 부동산 관리사들이 사용할 수 있는 자원이나 지원 시스템, 그리고 관리사들에게 부여된 추가 사항 등에 대해 면밀히 검토할 필요가 있다. 

공영 면적에 대한 비례 경비, 연도말 감가상각, 임대비용 인상률 등의 상업용 회계에 대한 책임을 부동산 관리사에게 일임하는 회사들이 있는가 하면, 회계 담당 직원을 고용하는 것이 더 효과적이며 이러한 계산도 정확히 산출할 수 있다고 믿어 관리사들에게 관리만을 일임하는 회사가 있다.

행정적인 어시스턴트가 없거나 어시스턴트를 공유하는 부동산 관리사 또는 임대나 회계 업무 그리고 입주 개선 등과 같은 추가 업무를 수행하는 부동산 관리사들의 부동산 관리 시간은 그렇지 못한 관리사보다 적을 수 밖에 없다. 따라서, 이런 경우, 관리사들에게는 적은 수의 건물이 할당되어야 한다. 그러나 회계업무, 또는 더 나은 입주자를 물색하는 업무로 인한 수입이 2-3개 정도 더 많은 부동산 건물 관리로 인한 수입보다 많을 수가 있다. 

부동산 관리사가 제공하는 서비스 수준도 분석되어야 할 중요한 변수이다. 부동산 소유주들이 원하는 서비스 수준은 모두 같지가 않다.  기관이나 단체명의 소유주들은 복잡한 회계 보고가 필요치 않은 일반 부동산 소유주보다 더 높은 수준의 서비스를 요구하며, 정기적으로 건물들을 둘러볼 것을 요구한다. 일반 부동산 소유주들은 실제로 부동산 관리비를 낮게 책정하므로 이에 준하는 서비스만을 원하게 된다.

평가 작업에 있어서 마지막으로 고려되어야 할 변수는 부동산 관리사들의 경험과 능력이다. 경험이 많은 부동산 관리사들은 신출내기보다 더 큰 그리고 도전이 되는 포트폴리오를 맡을 수가 있다. 따라서 부동산 관리사가 관리할 수 있는 점수 체계를 경험이 풍부한 관리사를 위한 것과 그렇지 못한 관리사를 위한 것으로 이원화시켜야 한다.  

부동산 관리사의 근무 습관이나 효율성도 관리할 수 있는 건물의 수를 결정하는 데 영향을 준다. 부동산 관리사가 건물 임대나 재융자, 또는 매각에 경험이 있는가? 부동산 관리사가 입주인들을 관리하고 입주자 상태를 개선시킬 수 있는가? 이러한 질문에 대한 답변, 즉 지니고 있는 기술과 능력은 그들이 몇 개의 건물이나 어떤 부동산을 관리할 수 있는가를 결정해 준다.

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