Jak negocjowac z najemcami w dobie kryzysu
(“How to Negotiate with Tenants in a Tough Economy”, July/August 2009)

Zamieszczony poniżej artykuł pochodzi z nowej publikacji IREM “Proces najmu z perspektywy właściciela i najemcy.”

Alan Alexander, Richard Muhlebach, CPM®

Planując strategię, na której opieramy negocjacje umów najmu myślimy przede wszystkim o jak najlepszym zabezpieczeniu interesu naszego klienta – właściciela nieruchomości. Kiedy rynek jest silny koncentrujemy całą uwagę na potrzebach i obawach klienta, lecz zapominamy często o potrzebach najemców. Gdy gospodarka kwitnie, najemcy mają ograniczone opcje i zazwyczaj akceptują bez większych negocjacji oferowane im warunki. Natomiast, gdy gospodarka spowalnia lub trwa recesja, rozważenie potrzeb każdego najemcy leży w najlepszym interesie naszego klienta.

Najemcy powierzchni biurowej dążą do wynegocjowania niskich kosztów najmu oraz kosztów przeprowadzki do nowej lokalizacji. Niskie koszty najmu chcą także ponosić najemcy lokali handlowych. Pragną ponadto zapewnić sobie możliwość zamknięcia sklepu, jeżeli okaże się niedochodowy. Są to warunki, do których na silnym rynku nieruchomości właściciel nie musi się zazwyczaj naginać.

Obecnie, gdy gospodarka jest słaba a rynek nieruchomości pogrążony w depresji, zarządcy nieruchomości i agenci ds. wynajmu muszą być przygotowani do prowadzenia być może najcięższych negocjacji w swojej karierze. Przyjdzie im negocjować warunki najmu, które będą uciążliwe dla właściciela, lecz konieczne do sfinalizowania umów najmu. Trzeba być zręcznym negocjatorem, aby negatywne skutki ustalonych warunków na przepływy pieniężne i wartość nieruchomości były jak najmniejsze.

NEGOCJACJE Z NAJEMCAMI BIUROWYMI
Najemcy biurowi zdają sobie sprawę, że słaby rynek nieruchomości daje im możliwość negocjowania warunków, dzięki którym mogą zaoszczędzić wiele tysięcy dolarów. Pierwsza kwestia to czynsz bazowy. Najlepszym sposobem na przygotowanie się do negocjacji stawek czynszu jest dogłębne poznanie rynku i konkurencyjnych nieruchomości. W tym celu należy przeprowadzać okresowe badania rynku, dzięki którym zdobywa się dane o wynajętych powierzchniach i pustostanach w konkurencyjnych budynkach oraz określa zakres rynkowych stawek czynszu. Na podstawie tych danych zarządca porównuje przedmioty budynek z konkurencyjnymi nieruchomościami a następnie rekomenduje właścicielowi stawki czynszu i ulgi dla jego nieruchomości.

Następnie trzeba dowiedzieć się, jaka jest najniższa stawka czynszu, którą właściciel jest w stanie zaakceptować. Będzie to zależało także od innych ulg, które mogą zostać zaoferowane najemcom. Po przedstawieniu właścicielowi i omówieniu wyników badań rynku zarządca proponuje zakres stawek czynszu dla budynku a właściciel podejmuje ostateczną decyzję, co do wysokości czynszu oraz innych parametrów umowy najmu.

Jednym z elementów negocjacji dotyczących czynszu bazowego są jego stopniowe podwyżki w trakcie obowiązywania umowy najmu. O wprowadzeniu tego typu podwyżek, ich wielkości i częstotliwości decyduje zarządca i właściciel.

Pierwszą ulgą, o jaką prawdopodobnie poprosi najemca będzie zwolnienie z czynszu przez okres jednego lub kilku miesięcy. W normalnych warunkach rynkowych tego typu ulg się nie udziela. Jeżeli najemca uzyska zwolnienie z czynszu to zazwyczaj na określony czas. Zarządca musi ustalić kwotę czynszu, z którego zwalnia najemcę oraz czy zostanie ona zrealizowana na początku okresu najmu czy rozłożona w czasie. W większości przypadków zwolnienie z czynszu następuje na początku okresu najmu, aby ulga ta została wykorzystana tak szybko, jak to możliwe.

Podczas recesji wiele budynków ma problemy z przepływami pieniężnymi, co uniemożliwia ich właścicielom udzielanie wielomiesięcznych zwolnień z czynszu w pierwszym roku obowiązywania umowy najmu. Powszechnie stosowaną praktyką jest wówczas rozłożenie ulgi czynszowej w czasie – przyznanie jednomiesięcznego zwolnienia z czynszu na początku każdego roku najmu lub równomierne rozłożenie ulgi na każdy rok najmu.

Kolejna prośba najemcy może dotyczyć ograniczenia rocznej procentowej podwyżki kosztów przenoszonych na najemców. Zmuszony do udzielenia takiej ulgi, zarządca powinien wynegocjować maksymalną podwyżkę stawki czynszu procentowego oraz określić, czy ograniczenie będzie również obejmować koszty niekontrolowane, na przykład podatki od nieruchomości i koszty odśnieżania. Najemca może także zażądać ponadstandardowego zakresu adaptacji powierzchni dla jego potrzeb. W takim przypadku zarządca powinien ponownie sięgnąć po wyniki badań rynku, aby dowiedzieć się, co w zakresie tego typu adaptacji oferuje rynek. Ponieważ inwestycje na rzecz najemcy są kosztowne, stawkę czynszu bazowego można powiązać z ustalonym zakresem adaptacji lokalu.

Przeprowadzka do innego lokalu zaburza działalność firmy najemcy i jest dla niego kosztowna. Sytuacja nie zmusza większości najemców biurowych do przeprowadzki, jednakże w czasach kryzysu niektórzy właściciele oferują bardzo atrakcyjne warunki, które mają skłonić do przenosin najemców z innych budynków. Najemcy można zaproponować na przykład ulgę z tytułu przeprowadzki lub całkowite pokrycie kosztów przeprowadzki. Koszty przeprowadzki najemcy mogą szybko narosnąć do znacznej kwoty. Obejmują często przewóz mebli i wyposażenia, demontaż okablowania z opuszczanego lokalu, instalację sieci komputerowej i telefonicznej oraz inne dodatkowe koszty. Ważne jest, aby przed przystąpieniem do negocjacji ulgi z tytułu przeprowadzki sporządzić jej kosztorys.

Bardziej zorientowany najemca lub jego doświadczony przedstawiciel będzie także negocjował zwrot dodatkowych kosztów przeprowadzki, takich jak koszty nowej papeterii firmowej oraz wizytówek, powiadomień klientów najemcy o zmianie adresu firmy, zwolnienie z czynszu w okresie urządzania nowego biura i inne.

NEGOCJACJE Z NAJEMCAMI HANDLOWYMI
Najemcy powierzchni handlowych, podobnie jak najemcy biurowi, dążą do obniżenia kosztów najmu. Dodatkowo obawiają się strat, które mogą ponieść lub prowadzenia działalności handlowej w lokalizacji, która może nie przynosić zysku. Aby przeciwdziałać tym obawom najemca może przystąpić do negocjacji ulgi w postaci adaptacji powierzchni najemcy lub jej wyposażenia. Jest to określona kwota wynosząca kilka tysięcy dolarów w przypadku małego przedsiębiorcy oraz setek tysięcy dolarów w przypadku dobrze prosperującego sklepu lub sieci restauracji.

Oprócz stawki czynszu bazowego, stopniowych podwyżek czynszu oraz opłat przenoszonych na najemcę, negocjacje pomiędzy najemcą a właścicielem mogą obejmować warunki płatności czynszu procentowego. Zarządca musi określić, czy wielkość sprzedaży najemcy kiedykolwiek osiągnie poziom, od którego naliczany jest czynsz procentowy. Oceny takiej może dokonać analizując trendy sprzedaży w innych sklepach kandydata na najemcę oraz porównując wartość graniczną sprzedaży najemcy ze średnimi krajowymi dla danej kategorii handlowej, które znaleźć można w ukazującej się dwa razy do roku publikacji Dollars & Cents of Shopping Centers.

Wartość graniczną sprzedaży potencjalnego najemcy można porównać z poziomem sprzedaży sklepów lub restauracji o zbliżonym profilu, jeżeli takie znajdują się w przedmiotowym centrum handlowym. Wartość graniczna to kwota rocznej sprzedaży, którą najemca musi wygenerować zanim zacznie płacić czynsz procentowy. Jeżeli jest to mało prawdopodobne, zarządca może wykorzystać ten fakt, aby wynegocjować ustępstwo ze strony najemcy. Po wynegocjowaniu czynszu procentowego najemca będzie zapewne dążył do ustalenia niskiej stawki czynszu oraz wysokiej sztucznej wartości granicznej. Sztucznie wysoka wartość graniczna to kwota sprzedaży przewyższająca naturalną wartość graniczną. Naturalną wartość graniczną oblicza się dzieląc czynsz roczny przez stawkę czynszu procentowego – od sprzedaży przekraczającej tę wartość najemca płaci czynsz procentowy. Jeżeli wynegocjowana wartość graniczna jest wyższa od wartości naturalnej, najemca płaci wówczas mniejszy czynsz procentowy.

I tym razem zarządca musi określić prawdopodobną wysokość sprzedaży najemcy oraz wyliczyć, ile ulga ta będzie kosztować właściciela w postaci utraconego czynszu procentowego. Dobrym punktem wyjścia do określenia wysokości sprzedaży po okresie rozruchu sklepu jest wykorzystanie danych średniej sprzedaży osiąganej przez najemcę w innych lokalizacjach. Najemca może dążyć do wynegocjowania najmu opierającego się tylko na czynszu procentowym, bez czynszu bazowego. Jeżeli dojdzie do takich ustaleń, zarządca powinien wynegocjować stawkę czynszu wyższą o kilka punktów procentowych. Ewentualnie na opcję ‘tylko czynsz procentowy’ zgodzić się można tylko przez pierwszy rok lub dwa lata najmu, po upływie których wprowadzony zostanie czynsz bazowy.

Najemca handlowy może chcieć wynegocjować opcję unieważnienia umowy najmu w sytuacji, gdy wielkość jego sprzedaży będzie niższa od prognozowanego poziomu. Sprzedaż poniżej zakładanego poziomu to kolejny powód do zmartwień handlowców wynajmujących lokale w słabo prosperującym centrum handlowym lub w czasie recesji. Tym bardziej zrozumiałe jest ich dążenie do wynegocjowania tego prawa. Zarządca z kolei powinien zrobić wszystko, aby do tego nie dopuścić. W sytuacji, gdy od opcji unieważnienia umowy najmu będzie zależało sfinalizowanie umowy z dobrym handlowcem, prawo to należy tak wynegocjować, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo skorzystania z niego przez najemcę. Po pierwsze, należy zadbać o to, aby najemca nie mógł unieważnić umowy najmu dopóki nie przekroczy określonej wielkości sprzedaży w trzecim roku najmu. Ustalona wielkość sprzedaży powinna być realistyczna i nie mniejsza niż średnia wielkość sprzedaży osiągana przez inne sklepy najemcy po trzech latach działalności oraz nie mniejsza niż średnia krajowa.

Dane dotyczące wielkości sprzedaży osiąganych przez różne typy placówek handlowych znaleźć można w publikacji Dollars & Cents of Shopping Centers. Dane od najemcy muszą dotyczyć działalności handlowej prowadzonej nie krócej niż trzy lata, w tym przez trzy sezony wakacyjne. Prawo do unieważnienia umowy najmu powinno być jednorazowe, realizowane w styczniu po upływie trzeciego roku kalendarzowego najmu. Najemca musi zagwarantować właścicielowi 4-miesięczny okres wypowiedzenia. Najemca nie zechce zapewne zgodzić się na opłatę z tytułu unieważnienia umowy najmu, dobrze jest jednak spróbować ją wynegocjować.

Najemca może zażądać włączenia do umowy najmu klauzuli gwarantującej obecność konkretnego najemcy kluczowego. Będzie mógł wówczas unieważnić umowę najmu wraz z odejściem tego najemcy lub gdy poziom najmu w centrum handlowym spadnie poniżej określonej wartości. Jest to kolejny warunek, na który zarządca nie powinien się zgodzić, ponieważ może on spowodować efekt domina w odchodzeniu najemców. Jeżeli właściciel będzie zmuszony do zaakceptowania takiego warunku, zarządca może zażądać przejścia najemcy na czynsz procentowy tylko w okresie, gdy powierzchnia zajmowana przez kluczowego najemcę będzie niezajęta. Wyprowadzenie się jednego kluczowego najemcy nie musi oznaczać spadku sprzedaży w innych sklepach centrum handlowego. Zarządca może również postawić warunek mówiący, iż najemca nie będzie mógł skorzystać z prawa obecności najemcy kluczowego dopóki wielkość sprzedaży najemcy nie spadnie o ponad 10 punktów procentowych.

W czasach kryzysu można się spodziewać, iż najemca poprosi o gwiazdkę z nieba - zarządcy i agencji ds. wynajmu muszą umieć reagować na takie prośby. Prawda jest taka, że gdy gospodarka kuleje a rynek nieruchomości jest w zastoju, ulgi na rzecz najemców są niezbędne do finalizowania większości umów najmu. Zarządca powinien wspólnie z właścicielem opracować strategię negocjacji umów najmu, która będzie uwzględniała stanowisko właściciela wraz z awaryjnymi opcjami dotyczącymi wszystkich postanowień umowy najmu, które najemca może zechcieć negocjować. Zarządca powinien także określić koszt każdej takiej ulgi, czy ma być udzielona na początku okresu najmu czy rozłożona w czasie. Znając koszt, jaki poniesie właściciel w związku z każdym wynegocjowanym warunkiem umowy najmu zarządca będzie mógł działać w jego najlepszym interesie.

BIOS
Alan Alexander (aaacon@cox.net), prezes Alexander Consultants w Scottsdale w stanie Arizona, jest współautorem książki “Proces najmu z perspektywy właściciela i najemcy” oraz innych publikacji z zakresu nieruchomości komercyjnych.

Richard Muhlebach CPM® (rmuhlebach@comcast.net), konsultant i wykładowca w zakresie nieruchomości w Woodinville w stanie Washington; współautor książki “Proces najmu z perspektywy właściciela i najemcy” oraz innych publikacji; Muhlebach prowadzi szkolenia i wykłady na terenie całego kraju i za granicą; jest biegłym świadkiem i sędzią arbitrażowym