KNOW IT ALL - FAMOUS PROPERTIES - When Walls Can Talk (PROPIEDADES
FAMOSAS)
Cuando las paredes hablan
El
condominio Central Park Place, un edificio torre de 56 pisos ubicado en el
número 301 al oeste de la calle 57 de la ciudad de Nueva York, ofrece
magníficas vistas de la zona de Mid-town de Manhattan, entre ellas
algunas del parque. En la planta a nivel de la calle hay una
tintorería,
un quiosco de
periódicos y revistas, y un café. Sin embargo, a simple vista no se
puede percibir la característica que le otorga a la propiedad mayor valor
agregado: un “sistema nervioso” con tecnología de punta que integra
electrónicamente las comodidades, los datos de los ocupantes, la
administración de la propiedad y las funciones de seguridad del edificio,
a fin de brindar a los residentes lo más avanzado en comunicaciones y
conveniencia.
El
desarrollo de la infraestructura de alta tecnología se inició hace menos
de ocho años cuando James Heller, CPM, comenzó a administrar el edificio
Central Park Place. Heller se desempeña como vicepresidente de Cooper
Square Realty, empresa que en 2001 fue distinguida como ORGANIZACIÓN
ACREDITADA DE ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDADES DEL AÑO por la agrupación
local de IREM de la gran zona metropolitana de Nueva York. Heller tomó
conciencia de la necesidad de vigilar la entrada de tantas personas a la
propiedad. “Puesto que se trata de un edificio con 300 condominios, en
el cual un poco más de la mitad de éstos están alquilados, siempre nos
resultaba difícil saber quién residía en qué apartamento. El tráfico
de ocupantes, personal de servicio y visitantes era tal que llegó a
convertirse en una pesadilla. Comencé por crear un software
que nos ayudó a hacer el seguimiento de quién residía en qué
apartamento y quién se suponía que debía tener acceso al edificio”,
explica.
El
programa también servía para guardar mensajes para los ocupantes,
mantener el registro de entrega de mercaderías y almacenar indicaciones
especiales correspondientes a cada condominio. Cada uno de los inquilinos
de las unidades de uno o dos dormitorios del edificio Central Park Place
fueron fotografiados y las fotos se incorporaron a la base de datos
maestra en la que también se incluyeron fotografías de todos los
visitantes y contratistas aprobados.
Este
original software continuó
evolucionando hasta convertirse en lo que ahora es CooperSquareConnect,
programa que cuenta con un amplio abanico de componentes que facilitan la
administración y las comunicaciones con los ocupantes. El nuevo sistema
permite que el administrador de la propiedad, cargo que Heller desde
entonces ha delegado en otros, contacte de inmediato mediante una sola
comunicación con el número de teléfono de la casa o del trabajo, o con
el correo electrónico, de todos o un grupo selecto de residentes. El
sistema se puede utilizar tanto para casos de urgencia (condiciones climáticas,
niños desaparecidos, cortes de electricidad temporarios) como para
comunicaciones regulares. Un ejemplo perfecto es si el administrador tiene
que interrumpir durante un día el servicio de un ascensor específico.
“Puede contactar con todos los ocupantes del edificio mediante una sola
comunicación, o puede seleccionar una hilera vertical, un piso, un ala o
todos aquellos cuyo nombre comienza con la letra A. Existe un número
infinito de parámetros. Por ejemplo, si deseamos organizar una fiesta de
niños, podemos comunicarnos con todas las familias que tienen chicos para
invitarlos --explica Heller--. Otro interesante componente de comunicación
le permite a los propietarios
de condominios leer la versión electrónica de nuestro boletín
o las actas de la reunión del consejo o comité de administración
cuando se publican, o bajar documentos tales como formularios de contrato
de alquiler o solicitudes de refinanciamiento.
También
se ha integrado al sistema el mantenimiento del edificio. Los ocupantes de
Central Park Place pueden solicitar reparaciones por correo electrónico y
el administrador de la propiedad puede generar instantáneamente, mediante
un asistente personal digital (PDA, por sus siglas en inglés), las órdenes
de trabajo, completas con fotos en colores, y hacer su seguimiento. Entre
otras aplicaciones de alta tecnología para la administración del
edificio, el PDA puede utilizarse para sacar fotos de las infracciones que
pudieran cometer los residentes y generar las correspondientes cartas que
se les remite a los infractores. Dichas cartas se registran y pueden
visualizarse en el sitio web del edificio, lo que permite que el consejo
de propietarios o comité de administración analice la situación de las
infracciones. El administrador de la propiedad también puede fotografiar
todos los componentes mecánicos del edificio con el PDA, y conservar las
imágenes con los correspondientes datos de los componentes, incluidos los
años de vida útil y el historial de reparaciones. Este recurso ayuda a
que el consejo o comité estructure el fondo de reserva de capital y
formule planes para reposiciones.
No
obstante su sofisticación, el sistema CooperSquareConnect es lo
suficientemente simple como para que los residentes y el personal lo
puedan conocer a fondo. “Si lo fuera a incorporar a un edificio nuevo,
es tan sencillo que la gente sólo necesitaría un par de semanas para
familiarizarse con él. Es de muy fácil uso”, comenta Heller. Aunque es
demasiado pronto para cuantificar los ahorros en costos del sistema
interactivo de administración del edificio Central Park Place, según él
los resultados serán considerables y multifacéticos. “Sólo la
capacidad que brinda para comunicarse con la gente instantáneamente
significará un enorme ahorro en tiempo, energía y, en última instancia,
hasta en dinero”.
