Perspectiva general de la profesión de administración de propiedades

La administración de propiedades comprende la gestión administrativa, las operaciones, las actividades de marketing y el mantenimiento de los inmuebles a fin de lograr los objetivos de los propietarios de los bienes inmobiliarios.

La profesión de administración de propiedades experimenta un constante crecimiento debido a tres tendencias significativas: 

• El aumento simultáneo de la población y de sus necesidades de espacio ha acrecentado el número total de todos los tipos de edificios.
• Se considera como inversión inmobiliara a un mayor porcentaje de propiedades, y la administración de propiedades constituye un factor primordial en la gestión del bien inmueble como inversión.
• Es un hecho ampliamente reconocido que los administradores de inmuebles deben contar con capacitación y formación especiales.

La siempre cambiante naturaleza de la industria inmobiliaria ha creado y continúa creando variadas oportunidades de empleo y de desarrollo profesional para quienes se interesan por mejorar en su carrera y alcanzar la excelencia en el rendimiento y el más alto nivel de calidad en el servicio a los clientes.

Tipos de cargos en la profesión de administración inmobiliaria
La tarea que realizan los administradores de propiedades varía mucho, dependiendo del puesto que poseen y de la organización o empresa en la que trabajan, así como del tipo de propiedad que administran.

Las tareas específicas dentro del amplio campo de administración de inmuebles entran dentro de tres categorías:

1. Administración residencial o en la sede
2. Administración de propiedades
3. Administración de patrimonios inmuebles

Las siguientes son descripciones generales de los cargos disponibles en el campo de la administración inmobiliaria. En los niveles de administrador de propiedades y administrador de patrimonios inmuebles, muchas de las responsabilidades se superponen. Asimismo, la designación del cargo y las obligaciones que deben cumplir los administradores inmobiliarios variarán mucho dependiendo del tipo de organización y la clase de propiedad que administran.

El administrador en la sede del edificio o administrador residente. La mayoría de estos administradores se ocupan de propiedades residenciales (apartamentos, cooperativas, condominios y asociaciones de propietarios de casas). Si residen en la propiedad que administran, se los denomina administradores residentes. Los administradores que trabajan en la sede constituyen un vínculo esencial entre los ocupantes y el administrador de la propiedad. El administrador en la sede está a mano para vigilar las operaciones diarias de la propiedad. Se ocupa de las operaciones técnicas, tales como los sistemas mecánicos y eléctricos, y trata con los ocupantes actuales y los potenciales. Esta responsabilidad puede también abarcar las entrevistas con los interesados en alquilar unidades y el cobro de los alquileres. Los administradores que trabajan en la sede deben contar con excelentes destrezas de comunicación y dotes para “tratar con la gente” a fin de poder realizar una labor eficaz. Su función es clave en lo que se refiere al mantenimiento de los registros de los ingresos y egresos de la propiedad, a fin de que el administrador de la propiedad pueda seguir y proyectar el rendimiento financiero de la propiedad.

El administrador de la propiedad.Funciona como enlace entre el propietario o agente del propietario —con frecuencia, el administrador del patrimonio inmueble— y el personal que trabaja en la sede del edificio. El administrador de la propiedad es primordialmente responsable del valor tangible que representa la propiedad y se concentra en la administración concreta de la propiedad: supervisión de las operaciones diarias que realiza el administrador y otros miembros del personal en la sede o el trabajo que realizan los contratistas de la empresa de administración. El administrador de la propiedad elabora y cumple el plan de administración que ha sido aprobado por el propietario para la gestión de la propiedad. Este plan cubre todos los aspectos físicos de la planta, las operaciones financieras, las relaciones con los inquilinos, la situación en el mercado y la imagen del edificio en la comunidad. Los administradores de propiedades son directamente responsables de mantener y acrecentar el valor de los inmuebles que administran, lo que se logra principalmente mediante la mejora de los ingresos netos de explotación, a través de procedimientos más eficientes de operaciones y optimización de los ingresos por alquileres y otros rubros.

El administrador del patrimonio inmueble. El administrador del patrimonio inmueble, que representa al propietario, se concentra en la administración de los bienes inmuebles como un patrimonio financiero, tomando las decisiones que sean necesarias para asegurar el rendimiento financiero de la propiedad. El énfasis recae en la administración de la propiedad como inversión, centrándose en actividades que acrecentarán el valor de cada propiedad bajo su administración. Las funciones operativas quedan en manos del administrador de la propiedad y del administrador en la sede. El administrador del patrimonio inmueble está siempre atento a la apreciación a largo plazo de la propiedad así como al flujo de caja o efectivo a corto plazo. En muchos casos, este administrador fija las metas de rendimiento de la propiedad, las cuales son luego implementadas por el administrador de la propiedad. Aún no está claramente definido en muchas organizaciones lo que significa la administración del patrimonio inmueble y las responsabilidades que desempeñan estos profesionales pueden variar enormemente de una situación a otra. En general, al realizar las funciones de administración del patrimonio inmueble, el administrador progresa a través del ciclo de vida de la propiedad, pudiendo involucrarse en la adquisición de la propiedad, la administración diaria y su venta. Por ello, se requiere que estos administradores presten cuidadosa atención a las cambiantes oportunidades del mercado, los factores económicos que afectan el inquilinato de propiedades y las tendencias financieras que puedan acarrear modificaciones en la estructura física o financiera del proyecto mismo.

Tipos de propiedades que se administran  
La tarea de los administradores inmobiliarios no sólo varía según el cargo que ostentan, sino también según el tipo de propiedad que administran. Existe una gran variedad de tipos de propiedades, cada una con sus propias peculiaridades y exigencias para el administrador del inmueble. Sin embargo, todas las propiedades, sean del tipo que sean, deben contar con los servicios de un administrador inmobiliario, por lo menos hasta cierto grado.

• Apartamentos  
• Condominios o consorcios y cooperativas  
• Asociaciones y comunidades de propietarios de casas
• Viviendas unifamiliares para alquiler  
• Edificios de oficinas
• Locales de negocios al por menor  
• Centros comerciales de todo tamaño
• Propiedades industriales  
• Viviendas municipales  
• Viviendas subvencionadas por el gobierno federal  
• Instalaciones o propiedades corporativas  
• Instalaciones universitarias  

Organizaciones que contratan los servicios de administradores inmobiliarios  
Hay diferentes tipos de organizaciones que contratan los servicios de los administradores inmobiliarios, entre otras, las siguientes:

Empresas de administración de propiedades. Estas compañías brindan servicios especializados de administración de inmuebles a particulares o instituciones propietarias de bienes inmobiliarios, cobrando honorarios por dichos servicios. Por esta razón, a estos administradores a menudo se los denomina “administradores a honorario”

Empresas inmobiliarias de servicios integrales. Estas compañías proporcionan una gama completa de servicios inmobiliarios, siendo la administración de propiedades uno de ellos. Sus departamentos de administración de inmuebles funcionan de la misma manera que los administradores que reciben honorarios.

Compañías de desarrollo. Los administradores inmobiliarios que forman parte del personal de las compañías de desarrollo administran las propiedades que pertenecen a la empresa. Estos administradores de propiedades participan en muchos aspectos del desarrollo de la propiedad, incluidas la refacción y las actividades de marketing de las propiedades entre los posibles inversores.

Bancos comerciales. Numerosos bancos han trascendido su tradicional papel como fuentes de financiación y de hipotecas para inversiones inmobiliarias, y a menudo participan como socios en el capital invertido en las propiedades. Estos bancos cuentan con los servicios de administradores de propiedades y de patrimonios inmuebles entre su personal a cargo de la gestión de las carteras de inversiones inmobiliarias así como de las propiedades que mantienen en fideicomiso. También se hacen cargo de la administración de propiedades que han pasado a ser posesión de los bancos como resultado de ejecuciones de hipotecas.

Fideicomisos de inversiones inmobiliarias. Los administradores inmobiliarios aplican sus conocimientos en la administración de propiedades en beneficio de grupos de inversores que combinan sus fondos para adquirir carteras de inversiones inmobiliarias a través de fideicomisos de inversiones de bienes inmuebles.

Empresas. Numerosas empresas contratan los servicios de administradores de propiedades y administradores de patrimonios inmuebles. Estos administradores se hacen cargo de la administración de los inmuebles que son propiedad de la empresa y en los que ésta conduce sus actividades comerciales. Estos administradores, a veces denominados administradores de las instalaciones, se ocupan de determinar el mejor uso de las propiedades de la empresa y las condiciones para comprar, vender y alquilar inmuebles que son propiedad de la empresa o que ésta ocupa.

Organismos gubernamentales. Los administradores de propiedades forman parte del personal que se encarga de la gestión de las viviendas subvencionadas por el gobierno y los programas de desarrollo a través de las autoridades municipales, estatales y federales y de patrocinadores sin fines de lucro.

Compañías de seguros y fondos de pensiones. Los administradores de propiedades y los administradores del patrimonio inmueble participan en la administración de inversiones de bienes raíces que pertenecen directamene a las empresas de seguros o en la administración de carteras de propiedades de grandes inversores institucionales y de fondos de pensiones.

Empresas de corredores de hipotecas. Proporcionan servicios de administración de bienes raíces en colaboración con los prestadores financieros y también participan en actividades de marketing de propiedades entre posibles inversores.

Aptitudes necesarias para la administración inmobiliaria  
Los administradores inmobiliarios trabajan en estrecho contacto con los inquilinos y los propietarios —así como con la misma propiedad—, debiendo poseer un cúmulo de aptitudes para poder cumplir con éxito las responsabilidades inherentes a su cargo. La diplomacia es esencial para negociar eficazmente los asuntos que pudieran surgir entre los inquilinos y los propietarios. Los conocimientos de publicidad y de promoción comercial son imprescindibles, como así también es vital la familiaridad con el mercado de la propiedad que administran —y con la competencia— a fin de maximizar las ganancias financieras que se puedan obtener de la propiedad, garantizándose el pleno uso de todas las unidades. Una sólida comprensión de los conceptos de economía, contabilidad, estadísticas y cálculo de valores es esencial para la fijación de tasas realistas de alquileres actuales y futuros, así como para asegurar la vida económica próspera de la propiedad.

La capacitación profesional de los administradores de propiedades es vital. Cada propiedad posee características singulares. Asimismo, los cambios económicos, sociales y políticos afectarán a cada propiedad de manera diferente. Un administrador bien preparado está generalmente bien capacitado para analizar cada uno de estos aspectos, determinar cómo afectan a la propiedad y diseñar un programa que responda a cada uno de ellos de manera apropiada.

El administrador inmobiliario puede adquirir muchas de las destrezas requeridas para realizar una gestión eficaz mediante la obtención de credenciales o diplomas profesionales. El verdadero valor de las credenciales profesionales de los administradores de inmuebles es la credibilidad que logran entre los propietarios que desean estar seguros de haber seleccionado un administrador competente y con valores éticos para manejar sus inversiones inmobiliarias. En toda su trayectoria, el IREM ha apreciado el valor del reconocimiento profesional y otorgado sus credenciales profesionales —la designación CPM y la certificación ARM— a aquellos administradores que trabajan en la sede, administradores de propiedades y administradores de patrimonios inmuebles que han logrado niveles profesionales de excelencia a través de su capacitación, experiencia y conducta ética.