Biura na przestrzał
(“Wide Open Spaces”, JPM May/Jun 2006)

Wypełnione przepierzeniami biura zmieniają się w otwarte powierzchnie biurowe – w rezultacie mobilnych technologii i innowacyjnych projektów biur Diana Mirel

Dzięki postępom w mobilnej technologii wiele z dzisiejszych projektów i planów biur zmienia się z morza wręcz dilbertowskich sześcianów na projekty otwarte. Te nowe plany biur częściej  sprzyjają elastycznym zachowaniom w pracy i aktywnym środowiskom pracy.

"Najsilniejszym trendem zmieniającym całe środowisko pracy jest technologia – a w szczególności
technologie bezprzewodowe" – mówi Bob Porter, dyrektor studia w Vocon, firmie architektury komercyjnej w Cleveland. "Nowa generacja pracowników wychowała się całkowicie na komputerach, jest więc ona o wiele bardziej mobilna. Dlatego miejsca pracy stają się bardziej płynne, dynamiczne i elastyczne".

Otwarte powierzchnie biurowe zazwyczaj oferują wielofunkcyjne, bezprzewodowe, dzielone obszary. Są one zazwyczaj zaprojektowane w formie stanowisk pracy z niskimi ściankami działowymi i obszarami wspólnymi, zamiast korytarzy i prywatnych gabinetów. Takie projekty mają meble modułowe i często więcej naturalnego światła.

Firma Vocon wykorzystała "europejski" koncept planistyczny przy projektowaniu projektu Kolbus. Wszystko jest niskie i otwarte, a przestrzeń jest zalana światłem.

Choć koncept otwartych powierzchni biurowych nie jest nowy, zaawansowane technologie oferują większą wydajność i więcej odkrywczych funkcji niż kiedykolwiek wcześniej. Duże, oferowane na giełdzie przedsiębiorstwa, jak i małe, prywatne firmy domagają się takich powierzchni, a menadżerowie nieruchomości uświadamiają sobie korzyści płynące z takich otwartych planów.

NIESAMOWITE, KURCZĄCE SIĘ BIURO

W ciągu ostatnich pięciu lat przeciętna powierzchnia biurowa na jednego pracownika zmalała o ponad 20 procent, według badań przeprowadzonych przez Marcus & Milichap Real Estate Brokerage Co.  Zgodnie z powyższą informacją, przeciętna, wynajmowana powierzchnia biurowa na pracownika jest szacowana obecnie na około 22 metrów kwadratowych.  

Jednakże przy alternatywnych strategiach pracy przeciętna, wynajmowana powierzchnia na osobę mogłaby wynosić pomiędzy 12 i 17 metrów kwadratowych, przynosząc w rezultacie oszczędności dla najmujących, mówi Dan Cooke, starszy wiceprezes strategicznego konsultingu Jones Lang LaSalle.

Brad Blankenship, wiceprezes Staubach Company, globalnej firmy zajmującej się doradztwem w zakresie nieruchomości, pomógł kiedyś klientowi zaoszczędzić 3,4 miliona dolarów w kosztach operacyjnych i związanych z nieruchomością na przestrzeni 15 letniego okresu wynajmu, poprzez przejście z biura, którego cała powierzchnia zabudowana była normalnymi ścianami do biura, które oferuje połowę powierzchni zabudowanej według otwartego planu. Oszczędność ta wzięła się z przyjęcia otwartego planu i zmniejszenia powierzchni o 3.400 metrów kwadratowych.

"Dwie największe pozycje kosztów każdej firmy to pensje i wynagrodzenia, oraz koszty nieruchomości" – mówi Blankenship. "Jeżeli jesteś w stanie zredukować koszt nieruchomości, to wchodzisz w obszar dużych kwot".

Eric Beichler, zarządzający partner firmy Mohr Partners, świadczącej usługi w zakresie nieruchomości korporacyjnych, twierdzi, że większość z klientów Mohra – i ogólnie, rynek powierzchni biurowych – przeszło do biur oferujących jedną trzecią tradycyjnej zabudowy i dwie trzecie powierzchni otwartej. Mówi on, że duże zmiany często zachodzące  w przedsiębiorstwach, przy  zmiennym zwiększaniu zatrudnienia albo  jego zmniejszaniu,  spowodowały zapotrzebowanie na elastyczność, a co za tym idzie - na otwarte powierzchnie biurowe.

"To naprawdę zmienia cały krajobraz radzenia sobie z kurczeniem się i rozrostem firm" – mówi Beichler. "Elastyczność tworzy wiele więcej możliwości dokonywania zmian wewnętrznie, bez przenoszenia się".

OTWARTE PLANY BIUR ZASTĘPUJĄ POLITYKĘ OTWARTYCH DRZWI

Taka zmiana w projektach biur bierze się z dużych postępów coraz bardziej kompaktowej  i coraz bardziej mobilnej technologii.

Szeroko rozpowszechnione wykorzystanie laptopów, technologii bezprzewodowej i komunikacji głosowej dostępnej przez Internet, określanej jako VoIP, zwiększyło elastyczność i otwartość biur. Tak oto dzielenie się pokojami konferencyjnymi i nieprzypisane do żadnej osoby stacje robocze zyskują na popularności, ponieważ praktycznie wszędzie można założyć wirtualne biuro, mówi Beichler.

Ten obszar projektu Ross Environmental firmy Vocon pozwala kadrze wykorzystać i dzielić się wspólnym, dzielonym środowiskiem pracy, służącym jako przedłużenie ich prywatnych gabinetów.

"Coraz łatwiej  pracownikom pracować gdziekolwiek i dalej być podłączonym" – mówi Cooke, z firmy Jones Lang LaSalle. "Technologia oparta na dostępie do linii danych naprawdę stworzyła możliwość pracowania gdziekolwiek".

Stacje robocze otwartych przestrzeni biurowych koncentrują się wokół sieciowego szkieletu stacji roboczych – centralnej osi i głównego wsparcia dla stacji roboczej. Połączenia szkieletu eliminują potrzebę zaopatrywania poszczególnych gabinetów i są w stanie obsłużyć cały zakres łatwych do zmiany ustawień stacji roboczych.

Marc Margulies, AIA, szef Margulies & Associates, firmy architektonicznej i wystroju wnętrz z Bostonu, mówi, że jego biuro i wiele biur projektowanych przez jego firmę przeszło od konceptu indywidualnych ścian do szkieletu sieci, zasilanej szeregiem komponentów, które mogą być szybko i elastycznie rozmieszczone.

"Wszyscy starają się odejść jak najdalej od sztywności i izolacji wynikających z osobnych gabinetów, by uzyskać wyższy stopień współpracy i elastyczności, zarówno w zakresie pracy i wykorzystania powierzchni" – mówi Margulies. "Ten koncept większej elastyczności naprawdę zaspokaja te potrzeby".

WIELKI WPŁYW TECHNOLOGII NIEWIELKICH ROZMIARÓW

Nieustannie malejące wymiary sprzętu komputerowego odegrały znaczną rolę przy projektowaniu otwartych przestrzeni biurowych, mówi Brigitte Preston, szef projektów w teksaskiej firmie lauckgroup, zajmującej się architekturą wnętrz. Twierdzi ona, że rozpowszechnienie płaskich ekranów miało największy wpływ na wielkość stacji roboczych.

Wykorzystanie płaskich monitorów pozwoliło Preston zaoszczędzić powierzchnię w siedzibie głównej Green Mountain Energy w Austin w stanie Teksas, poprzez wyposażenie obszaru stacjami roboczymi w kształcie bumerangu, o kącie rozwarcia 120 stopni zamiast narożnymi stacjami pod kątem 90 stopni. 

Wykorzystanie stacji roboczych o kącie rozwarcia 120 stopni może drastycznie zwiększyć liczbę stanowisk mieszczących się w danym pomieszczeniu lub zmniejszyć ogólne zapotrzebowanie na powierzchnię.

Zastąpienie zajmujących miejsce szafek na akta elektronicznymi bazami danych jest jeszcze jednym elementem rozwoju technologicznego, poważnie zmniejszającym zapotrzebowanie na powierzchnię biurową. Architekt Tom Polucci, wiceprezes i dyrektor projektów wnętrz w firmie HOK w Chicago, twierdzi, że tradycyjne szafki na akta mogą znacznie wpływać na rzeczywiste koszty związane z nieruchomościami.

Strateg ds. miejsca pracy, zatrudniony przez jednego z klientów Polluciego wyliczył, że każda szafka na akta kosztuje firmę 1000 dolarów rocznie, jeżeli przeliczy się powierzchnię zajmowaną przez tę szafkę i cenę wynajmu, jaką firma płaci za tę powierzchnię. Zapotrzebowanie na 30 szafek na akta przekłada się w ten sposób na 30.000 dolarów rocznie w czynszu.

Polucci mówi, że coraz więcej klientów korzysta z elektronicznych systemów akt z myślą o zaoszczędzeniu powierzchni. Twierdzi, że wyeliminowanie dokumentacji na papierze, poprzez wykorzystanie baz danych, pozwoliło firmom na zaoszczędzenie pieniędzy poprzez maksymalizację powierzchni biurowej i redukcję zapotrzebowania na duże pomieszczenia do przechowywania akt.

"Chcąc  jak najlepiej wykorzystać własną powierzchnię biurową, musisz przeznaczyć ją bardziej dla swoich pracowników niż dla przedmiotów" – mówi. "Zwiększasz w ten sposób wydajność. Ludzie wykorzystują technologie nie tylko do przechowywania danych, ale także w celu dostępu do informacji".  

Firma HOK w Chicago wykorzystała odkryte elementy struktury, zacementowane podłogi betonowe, niskie ścianki działowe i wiszące lampy, by osiągnąć efekt czystej, współczesnej, "loftowej" estetyki, jaką firma Ogilvy & Mather chciała dla swoich pomieszczeń.

TECHNICZNE UDOGODNIENIA WYMAGAJĄ PRZYSTOSOWALNEGO DOMU

Właściciele i menadżerowie budynków muszą zrozumieć, że zaawansowane technologie elektroniczne i telekomunikacyjne z góry zakładają istnienie w budynkach elementów pozwalających na ich działanie, jak twierdzą eksperci z branży.

Jednym ze znaczących udoskonaleń budynków jest system podwyższonej podłogi, pozwalający na położenie wszystkich kabli i linii danych, telefonicznych i elektrycznych – tradycyjnie podwieszanych pod sufitem. Pod-podłogowe systemy mogą być korzystne dla menadżerów nieruchomości, ponieważ ułatwiają one przejście od jednego lokatora do drugiego. Nowoczesne panele wykładzin położone na podwyższonych systemach podłogowych pozwalają firmie na ich odsunięcie i uzyskanie dostępu pod podłogę w celu zmiany konfiguracji kabli, jeżeli jest to konieczne.

Koll Development Corporation w Addison w Teksasie pracuje obecnie nad stworzeniem prototypu budynków biurowych z certyfikatem LEED, zwanych Intelicentrami, które łączą w sobie otwarte plany powierzchni z trwałymi zasadami projektowania. Jedną z cech charakterystycznych tych budynków są ich podłogi, podniesione o 35 centymetrów i pozwalające na dostęp pod podłogę.

"Podniesione podłogi umożliwiają dostęp do okablowania i zasilania, oraz pozwalają docelowym użytkownikom, którzy dokonują wielu zmian zarówno w zakresie wykorzystania przestrzeni jak i zatrudnienia, na szybkie i wydajne ich przeprowadzenie przy małych kosztach" – mówi Mike Rosamond, starszy wiceprezes w Koll.

Postępy w systemach technologii akustycznej także przetarły szlak dla wydajnych projektów otwartego zagospodarowania przestrzeni biurowej. Preston twierdzi, że mimo pierwotnych założeń podniesienie wysokości ścianek działowych stacji roboczych nigdy naprawdę nie zwiększyło odosobnienia ani nie zredukowało otaczającego hałasu.

Technologia białego szumu, produkująca dźwięk o niskiej częstotliwości rozprowadzany przez system głośników w biurze jest często dobrym rozwiązaniem. Płytki podsufitowe z włókna szklanego są także pomocne w zmniejszaniu poziomu hałasu. Preston twierdzi, że maskowanie dźwiękowe może kosztować w przybliżeniu około 3 dolarów na metr kwadratowy.

"Największym paradoksem miejsc pracy jest to, że ludzie zazwyczaj chcą współpracować, ale z drugiej strony, chcą też akustycznej izolacji" – mówi Preston. "Kiedy złoży się te dwie potrzeby razem, zazwyczaj otrzymuje się wykluczającą się kombinację. Często [technologia białego szumu] jest naprawdę dobrym rozwiązaniem”. 

NIE MARTW SIĘ I BĄDŹ SZCZĘŚLIWY

Postępy w technologii mobilnej coraz bardziej urzeczywistniają trend otwartych powierzchni biurowych. Cooke z Jones Lang LaSalle twierdzi, że ludzie dalej chcą – i potrzebują – przychodzić do biura, a powyższy trend wcale nie wskazuje na zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię biurową.

"Początkowo myślałem, że w miarę upływu czasu zobaczymy coraz mniejsze zapotrzebowanie na powierzchnię biurową" – mówi Cooke. "Ale tak się z pewnością nie stało. Otwarte powierzchnie biurowe po prostu oferują większą elastyczność wykorzystania powierzchni. Nie widać wpływu żadnego typu, który mógłby sugerować, że zapotrzebowanie na powierzchnię biurową maleje; oferuje się natomiast inne i bardziej elastyczne wykorzystanie powierzchni".

W rezultacie menadżerowie nieruchomości w sektorze biurowym zamiast odrzucać, mogą z radością zaakceptować koncept otwartych powierzchni biurowych i napędzającą go technologię mobilną.

"Ludzie pracujący w modułowym systemie niekoniecznie wynajmują mniej powierzchni" – mówi Blankenship z Staubach Company. "Ich firmy rosną i mogą w rzeczy samej potrzebować więcej powierzchni biurowej. Korzystają jednak z tej powierzchni w bardziej wydajny sposób".

Typowym wyzwaniem stojącym przed właścicielami budynków jest osieciowanie i okablowanie konieczne w celu zaspokojenia potrzeb technologicznych klientów korporacyjnych. Z racji że otwarte powierzchnie biurowe są bardzo  poszukiwane, często są one bardziej atrakcyjne dla potencjalnych lokatorów i tak naprawdę wymagają mniej przygotowań dla nowego najemcy.

Lokator jest zazwyczaj odpowiedzialny za usunięcie kabli i sieci przy wyprowadzce, ale przy nowych systemach osieciowania menadżer nieruchomości może często dogadać się z odchodzącym lokatorem w zakresie pozostawienia wystarczających odcinków kabli dla następnego lokatora – mówi Beichler z Mohr Partners. To dodatkowo uatrakcyjnia wynajmowaną powierzchnię biurową, bo nowy lokator zaoszczędza przy ponownym osieciowaniu lokalu.

"Wielu ludzi wynajmuje otwarte powierzchnie biurowe w stanie istniejącym" – mówi Beichler. "Na dłuższą metę oznacza to większe zyski dla właścicieli, ponieważ nie muszą tak wiele inwestować. Być może wymieniają wykładziny, malują, sprzątają i może przerabiają recepcję. Stąd też otwarte powierzchnie biurowe są łatwiejsze do wynajęcia".  

OSZCZĘDNOŚĆ METRAŻU, OSZCZĘDNOŚĆ PIENIĘDZY

Więcej pieniędzy trafiających do kieszeni menadżerów nieruchomości to ideał , ale inwestorzy muszą także rozważyć, ile będą musieli wydać, by dotrzymać kroku innowacyjnym rozwiązaniom i zaawansowanym technologiom.

Wielu ekspertów w branży twierdzi, że i budowa, i użytkowanie otwartych powierzchni biurowych jest tańsze. Blankenship mówi, że plan zabudowy z pełnymi ścianami będzie prawdopodobnie kosztował inwestorów około 68-71 dolarów za metr kwadratowy ze względu na dodatkowe materiały takie jak płyta gipsowa, drzwi, osprzęt i systemy oświetleniowe, podczas gdy otwarta powierzchni biurowa może zostać zbudowana za 49 dolarów na metr kwadratowy.

Systemy mebli modułowych oraz technologia to dwie największe pozycje kosztów związanych z otwartymi formatami biur.  Eksperci z branży twierdzą jednak, że technologia jest także jednym z najwyższych kosztów budowy biura z pełnymi ścianami.

Oczywiście zmiana wszystkiego, co dotyczy sposobu funkcjonowania firmy i zaprojektowanie biura pod tym kątem może także być kosztowne. Jeżeli firma zdecyduje się wyburzyć tradycyjne wnętrze, to biorąc pod uwagę kwestie ogrzewania i ochładzania, pozwolenia budowlane i komplikacje z systemem elektrycznym - koszt projektu otwartej powierzchni biurowej może być wysoki.

"Początkowy koszt przebudowy wnętrza do nowego systemu pracy może być dość  wysoki" – mówi Blankenship. "Zaoszczędza się jednak na długofalowej elastyczności – koszcie ciągłych zmian i przy zmianach w zatrudnieniu". Cooke z Jones Lang LaSalle, pracując dla Agilent Technologies, pomógł dokonać transformacji biura z pełno-usługowego biura z indywidualnymi stanowiskami roboczymi na mobilne środowisko, pozwalające prawie 80 procentom pracowników na pracę poza biurem.

Cooke twierdzi , że kiedy biuro było wypełnione codziennie pracownikami, firma wydawała 7.500-8.000 dolarów rocznie na zatrudnionego . Kiedy jednak Agilent zredukował powierzchnię stanowisk roboczych i stworzył mobilne środowisko, w którym pracownicy mogli przychodzić do biura w miarę konieczności i pracować przy nieprzypisanych, wspólnie wykorzystywanych stanowiskach roboczych, koszt na pracownika zszedł do 3.000-3.500 rocznie.

"Otwarte powierzchnie biurowe to olbrzymia wartość i olbrzymie oszczędności w kosztach" – twierdzi Beichler. "Jeżeli musisz zatrudnić czterech pracowników, możesz zaraz przygotować cztery stanowiska, osieciowane i gotowe do pracy. Pozwala to na elastyczność i spokój umysłu, dając możliwość zarówno redukcji, jak i rozwoju".

Wielu ekspertów w dziedzinie nieruchomości twierdzi, że technologia nie tylko promuje format otwartych biur, ale jest ona zasadniczym elementem uzyskania efektywności.

"Kluczową sprawą jest nie tylko środowisko fizyczne i metraż, ale wsparcie i usługi, jakie za nimi idą" – mówi Cooke. "Jeżeli  uda ci się to osiągnąć, reszta ustawi się sama".

Diana Mirel jest pisarzem współpracującym z JPM. Pytania dotyczące artykułu można kierować na adres kgunderson@irem.org. 

Powrot do Wiadomosci Branzowych