IREM®

ILOMA NIERUCHOMOŚCIAMI MOŻE ZARZĄDZAĆ JEDEN ZARZĄDCA?
(“How Many Properties Can a Property Manager Manage?,” JPM Nov/Dec 2007)

Przypisanie zarządcy odpowiedniej ilości nieruchomości, którymi ma zarządzać to kwestia czystej kalkulacji i niewielkiej dozy intuicji

Hal Cottingham CPM, Richard Muhlebach, CPM

Najstarsze pytanie stawiane w branży zarządzania nieruchomościami brzmi: “Iloma nieruchomościami może zarządzać jeden zarządca?” Odpowiedź jest zawsze jedna, „Cóż, to zależy.”

Aby określić maksymalną liczbę nieruchomości w portfolio jednego zarządcy, dyrektorzy firm zarządzających odwołują się często do swojej intuicji. Jednakże, wielkość tę można ustalić na drodze metodycznego procesu.

W TYM SZALEŃSTWIE JEST METODA

Określenie liczby nieruchomości, którą może zarządzać jeden zarządca wymaga, aby w pierwszej kolejności ocenić sposób funkcjonowania firmy zarządzającej, a następnie czynności zarządcze wykonywane dla każdej nieruchomości. Aby to uczynić, firma zarządzająca musi opracować specjalny system punktowy, który będzie brał oba te elementy pod uwagę.

Opracowanie systemu należy rozpocząć od określenia kryteriów oceny filozofii zarządzania firmy, sposobu jej organizacji i funkcjonowania oraz doświadczenia zatrudnionych zarządców. Następnie każdej nieruchomości wystawia się ocenę wymaganej dla niej aktywności zarządczej – opierając się na opracowanych w tym celu kryteriach poszczególnym czynnościom zarządczym przydziela się stosowną liczbę punktów.

Firma zarządzająca musi ponadto określić zakresy punktowe odnoszące się do ilości nieruchomości, którymi poszczególni zarządcy powinni być w stanie skutecznie zarządzać. Kolejny krok to przypisanie zarządcom tych nieruchomości, których całkowity wynik punktowy, mieści się w określonym dla nich zakresie. Ostateczna decyzja, co do liczby nieruchomości, którą może zarządzać jeden zarządca będzie wynikiem obiektywizmu procesu oceny oraz intuicyjnego rozumienia sposobu funkcjonowania firmy przez jej dyrektora.

Proces ten można stosować do oceny różnych typów nieruchomości komercyjnych i mieszkalnych. Formularz oceny jest łatwy do opracowania dla każdego typu nieruchomości lub portfolia nieruchomości o zróżnicowanym wykorzystaniu.

ZŁOŻONOŚĆ PROBLEMU

Aby przeprowadzić trafną ocenę firmy zarządzającej, należy uwzględnić pięć zmiennych. Każda z nich służy do określenia sposobu funkcjonowania firmy zarządzającej, co potem stanowi podstawę do określenia zakresu punktowego dla portfolio, którym mógłby zarządzać typowy zarządca.

Pierwsza zmienna, którą należy wziąć pod uwagę podczas oceny firmy zarządzającej dotyczy własności zarządzanych nieruchomości - czy firma zarządza nieruchomościami, które stanowią jej własność (zarządzanie wewnętrzne) czy też świadczy usługi zarządcze na zewnątrz, osobom trzecim.

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie własnymi nieruchomościami powinno być łatwiejsze od zarządzania obiektami stanowiącymi własność osób trzecich. W zarządzaniu wewnętrznym mamy do czynienia z jednym klientem, który ma jednolite cele i oczekiwania, jeden system księgowania, jeden sposób raportowania i to samo oprogramowanie do zarządzania wszystkimi nieruchomościami. Z kolei firmy świadczące usługi na zewnątrz mają wielu klientów ze zróżnicowanymi celami i oczekiwaniami, o większych wymaganiach w zakresie sprawozdawczości, pracujących w oparciu o różne oprogramowania, itd.

Z tego względu, zarządcy pracujący dla firm zarządzających własnymi nieruchomościami powinni być w stanie zarządzać większą ilością nieruchomości lub należy im przypisać większą liczbę punktów nieruchomości niż zarządcom, którzy zajmują się nieruchomościami „obcymi.”

Kolejna zmienna wpływająca na ocenę firmy zarządzającej dotyczy sposobu jej organizacji i funkcjonowania. Należy przyjrzeć się uważnie działom wspierającym pracę zarządców – administracji, księgowości, nadzorowi technicznemu oraz innym zasobom pozostającym do dyspozycji zarządców. Należy także określić dodatkowe obowiązki, jakie spoczywają na barkach zarządców.

W niektórych firmach zarządzających do zakresu obowiązków zarządców należy wyliczanie procentowej wielkości kosztów przerzucanych bezpośrednio na najemców, procentowa korekta czynszu oraz okresowe rozliczenia z najemcami. Inne firmy wychodzą z założenia, że tego typu obliczenia wykona sprawniej dział księgowości i wolą, gdy zarządcy zamiast przy kalkulatorach spędzają czas na terenie nieruchomości.

Zarządcy, którzy nie mają swoich asystentów lub dzielą się nimi z innymi zarządcami, oraz ci, którzy wykonują dodatkowe obowiązki – zajmują się wynajmem lokali, księgowaniem lub nadzorowaniem remontów w lokalach najemców - mają mniej czasu na samo zarządzanie nieruchomościami. Takim zarządcom należy przydzielić mniejszą liczbę nieruchomości do zarządzania. Nawet wtedy dochód z wynajmu i nadzoru remontów w lokalach najemców przewyższa często dochód, jaki zarządca mógłby osiągnąć po przydzieleniu mu jednej lub dwóch dodatkowych nieruchomości.

Zakres i szczegółowość usług świadczonych przez firmę zarządzającą jest kolejną ważną zmienną, którą należy poddać analizie. Nie wszyscy właściciele nieruchomości wymagają tego samego poziomu usług. Zakres i szczegółowość czynności zarządczych wykonywanych dla właścieli-instytucji będzie zazwyczaj na wyższym poziomie niż wymagają tego lokalni właściciele, którzy regularnie odwiedzają swoje nieruchomości i nie żądają skomplikowanych sprawozdań księgowych. Prawda jest taka, że lokalny właściciel woli zapłacić mniej za mniejszy zakres usług.

Ostatnia zmienna niezbędna do przeprowadzenia oceny firmy zarządzającej to doświadczenie i umiejętności jej zarządców. Doświadczeni zarządcy nieruchomości mogą zarządzać większą ilością i bardziej wymagającymi nieruchomościami niż zarządcy początkujący. Z tego względu, firma zarządzająca powinna opracować dwa zakresy punktowe nieruchomości, którymi mogą zarządzać jej zarządcy – jedną dla doświadczonego personelu, drugą dla zarządców początkujących.

Na ilość nieruchomości, którą może zarządzać jeden zarządca będzie miała także wpływ wydajność i zwyczaje pracy danego zarządcy. Czy zarządca ma na swoim koncie transakcje najmu, refinansowania lub sprzedaży nieruchomości? Czy zarządca potrafi nadzorować lub koordynować prace remontowe w lokalach najemców? Te i inne umiejętności będą decydowały, które i ile nieruchomości można mu powierzyć.

SPORÓBUJ TO ROZGRYŹĆ
Po przeprowadzeniu oceny firmy zarządzającej, opracowuje się punktowy system oceny każdej nieruchomości i czynności zarządczych, jakich wymaga. Każdą nieruchomość ocenia się więc pod kątem intensywności zarządzania i jej lokalizacji wystawiając odpowiednie oceny, które zsumowane dają punktowy wynik dla analizowanej nieruchomości.

Oceniając czynności zarządcze wykonywane dla każdej nieruchomości, dyrektor firmy zarządzającej rozpatruje nowy zbiór zmiennych, w oparciu o które tworzy podstawę (bazę) punktową dla poszczególnych czynności zarządczych. Odnosząc się do tej podstawy ocenia się kolejno czynności zarządcze lub zmienne cechujące każdą nieruchomość. Można w ten sposób ocenić wszystkie nieruchomości, którymi zarządza firma, a proces ten może stanowić punkt wyjścia do zbudowania omawianej tu metody.

Po opracowaniu kryteriów oceny firmy, określeniu podstawowego poziomu aktywności zarządczej dla każdej zmiennej, wdrożeniu i stosowaniu niniejszej metody w fazie początkowej, dyrektor firmy zarządzającej będzie coraz sprawniej się nią posługiwał i pewniejszą ręką przydział punkty. Wraz z upływem czasu może skorygować liczbę punktów służącą do określenia wielkości portfolio swoich zarządców.

Każda firma zarządzająca nieruchomościami ma swoją własną filozofię zarządzania i własne metody działania. Buduje też własną niszę rynkową obejmującą typy nieruchomości, którymi zarządza, obszar lub obszary geograficzne, w których funkcjonuje, zakres i rodzaj świadczonych przez nią usług oraz typy właścicieli lub klientów, których obsługuje.

Ostatni krok analizy polega na przypisaniu zarządcom nieruchomości zgodnie z zakresami punktowymi, które zostały dla nich określone. Polegając na znajomości sposobu funkcjonowania firmy, niszy rynkowej i filozofii zarządzania, dyrektor firmy zarządzającej określa zakresy punktowe, którymi mogą zarządzać początkujący, średnio doświadczeni oraz bardzo doświadczeni zarządcy.

Intuicyjny komponent procesu przydzielania zarządcom nieruchomości uwzględnia to, co nienamacalne, a więc kwestię dopasowanie charakteru zarządcy do charakteru klienta, dostosowania talentów i doświadczenia zarządcy do wymagań nieruchomości oraz inne subiektywne czynniki.

Połączenie punktowego systemu oceny intensywności czynności zarządczych ze sposobem funkcjonowania firmy zarządzającej umożliwia w sposób obiektywny określić liczbę nieruchomości, jaka powinna znaleźć się w portfolio zarządcy.

A więc, iloma nieruchomościami może zarządzać jeden zarządca? Jest to pytanie, na które odpowiedź można „obliczyć.” Chociaż będzie ono wynikało ze specyfiki firmy zarządzającej, to każda firma może ustalić kryteria służące do określenia liczby nieruchomości, którą będzie mógł zarządzać każdy z jej zarządców.

Pytania dotyczące artykułu prosimy kierować na adres mnaso@irem.org

OCENA INTENSYWNOŚCI CZYNNOŚCI ZARZĄDCZYCH

Ocenę intensywności czynności zarządczych, jakich wymagają poszczególne nieruchomości, należy przeprowadzać w odniesieniu do omówionego poniżej zbioru zmiennych. Mimo iż niektóre czynności zarządcze są wspólne dla wszystkich typów nieruchomości, istnieją też takie, które są specyficzne dla wybranych typów obiektów.

Wielkość nieruchomości: większe nieruchomości wiążą się zazwyczaj z większą ilością bieżących działań zarządczych.

Wiek nieruchomości: starsze nieruchomości wymagają na ogół większych nakładów pracy w zakresie konserwacji i napraw, oraz mają inne, wymagające uwagi problemy.

Liczba najemców: czas potrzebny na wystawianie faktur najemcom komercyjnym, inkasowanie należności czynszowych, okresowe rozliczanie kosztów przerzucanych na najemców oraz bieżącą konserwację i naprawy jest wprost proporcjonalny do liczby najemców danej nieruchomości.

Stosunki z najemcami i inne zagadnienia dotyczące najemców: w wielu firmach zarządzających nieruchomościami komercyjnymi obowiązuje zasada składania wizyt najemcom przez zarządców. Tego typu wizyty odbywają się raz w miesiącu lub raz na kwartał, a w przypadku niektórych najemców mogą być nawet częstsze; trwają zazwyczaj od kilku minut do pół godziny.

Lokalizacja nieruchomości: ani telefon komórkowy, ani laptop, ani inne elektroniczne sposoby komunikacji pozostające do dyspozycji zarządcy, nie skrócą czasu, jaki musi poświęcić na dotarcie do nieruchomości samochodem lub samolotem, a to pociąga za sobą mniejszą efektywność zarządzania.

Zaangażowanie w sprawy lokalnej społeczności: chociaż rzadko się zdarza, aby zarządca bezpośrednio angażował się w sprawy lokalnej społeczności, musi czasami reprezentować nieruchomość przed lokalnymi strukturami władzy, a to jest zazwyczaj czasochłonne.
Problemy specyficzne dla danej nieruchomości: są to problemy z najemcami, poważne problemy natury technicznej, problemy z bezpieczeństwem i inne.

Obowiązki zarządcze: czy zarządca nieruchomości obarczony jest dodatkowymi obowiązkami, na przykład najmem, nadzorem remontów w lokalach najemców, które także wpływają na czas, którym dysponuje.

Remonty/renowacja nieruchomości: chociaż firmy zarządzające pobierają spore wynagrodzenie za nadzór lub koordynację prac remontowych wykonywanych przez jednego lub kilku wykonawców, tego typu dodatkowe zadania wymagają czasu.

Stały personel techniczny na terenie nieruchomości: stały personel techniczny na terenie nieruchomości odciąża zarządcę w wielu codziennych działaniach operacyjnych - personel szybko eliminuje usterki techniczne, kontaktuje się z wykonawcami i dostawcami, nadzoruje pracę wykonawców i reaguje na bieżące problemy najemców.

ZALÓZMY, ZE
Rozwazmy nastepujacy hipotetyczny przyklad oceny portfolia nieruchomosci komercyjnych o zróznicowanym wykorzystaniu sa to centra handlowe typu pawilonowego (ciagnace sie wzdluz ulicy) i niskokondygnacyjne budynki biurowe.

Nieruchomosci, którymi zarzadza firma naleza do klientów zewnetrznych - lokalnych wlascicieli oraz prywatnych inwestorów spoza stanu. Zakres swiadczonych uslug ksztaltuje sie na poziomie srednim. Zarzadca jest Kwalifikowanym Zarzadca Nieruchomosci (CPM) z 8-letnim doswiadczeniem. Osoba ta ma do pomocy asystenta, który obsluguje jeszcze jednego zarzadce, natomiast obliczanie procentowej wielkosci kosztów przerzucanych na najemców oraz okresowe rozliczenia naleza do obowiazków dzialu ksiegowosci. Zarzadca jest odpowiedzialny za wynajem lokali w jednej nieruchomosci oraz odnawianie umów najmu w trzech innych nieruchomosciach.

aza punktowa dla czynnosci zarzadczych lub zmiennej kazdej nieruchomosci wynosi 2,5 na 5-punktowej skali. Od doswiadczonych zarzadców w tej firmie oczekuje sie, iz beda zarzadzac portfoliem nieruchomosci o zakresie 175 - 200 punktów.

Powrot do Wiadomosci Branzowych