ESPAÇOS ABERTOS
("Wide Open Spaces", JPM, May/June 2006)

Escritórios repletos de cubiculos transformam-se em escritórios de formatos mais abertos .  Êsse é  o resultado da avançada tecnologia móvel e escritório com base de projeto inovador. por Diana Mirel

Muitos dos projetos e  esquemas dos escrit;orios de hoje estão passando do mar de cubiculos tipo Dilbert para formatos abertos, graças aos avanços da tecnologia móvel.  Esses novos esquemas são frequentemente mais objetivos aos hábitos  flexíveis de trabalho e ambientes de trabalho ativo.

"A maior tendencia  mudando o total ambiente de trabalho é a tecnologia- tecnologias sem fio, em particular,"disse Bob Porter, diretor de estudio da Vocon, uma firma de desenho comercial e arquitetura em Cleveland.  "A  nova geração de trabalhadores se criou totalmente nos computadores, e porisso êles são mais móveis.  Daí, os espaços de trabalho se tornam mais fuídos, dinamicos e flexíveis."

Salas abertas geralmente abrigam  espaços compartilhados multifuncionais e sem fio. São concebidas com tipicos locais de trabalho com paineis baixos e salas comuns, em vez de corredores e salas privadas. Esses espaços involvem móveis modulares e, frequentemente, luz mais natural. 

Vocon usou o conceito de planejamento "Europeu"quando desenhou seu Projeto Kolbus.  Tudo é baixo e aberto, e o espaço é inundado de luz.

Ainda que o conceito de sala aberta não é novo, tecnologia avançada oferece mais eficiencia e funções inovativas em relação ao passado.  Grandes corporações publicas  como as pequenas firmas particulares estão clamando por esses espaços, e os gerentes de imóveis estão vendo as vantagens desses tipos de desenhos.

O  INCRÍVEL ESCRITÓRIO ENCOLHENDO

Nos últimos cinco anos, a media de espaço de escritorio por empregado encolheu mais de 20%, segundo pesquisas conduzidas por Marcus & Millichap Real Estate Investment Brokerage Co.  De acôrdo com sua informação, a média de pé quadrado de aluguel por empregado está no momento estimada em 17,65m2 (190 pés quadrados).

Porém, com estrategias alternadas de trabalho, a média de pé quadrado de aluguel por pessoa pode variar entre 9 e 13,5m2 (100 e 150 pés quadrados), resultando em economia para os inquilinos, disse Dan Cooke, vice -presidente sênior de estratégicas consultivas para Jones Lang LaSalle.

Brad Blankenship, vice  presidente  da   companhia  consultiva mundial de imóveis Staubach Company, uma vez ajudou um cliente a poupar U$3.4 milhões em imóveis e custos operacionais durante seus contrato de arrendamento de 15 anos mudando de 100 % de salas  fechadas e de paredes rigidas a 50 % fechadas, e 50 % em ambiente aberto.  Essa economia veio da adoção do uso de uma arquitetura aberta  e diminuindo até chegar a 2700m2 (  30,000 pés quadrados).

"Os dois maiores custos para qualquer companhia constituem os salarios e compensações, e impostos de propriedades,"disse Blankenship.  "Se você consegue reduzir os custos de propriedades, você chega a numeros grandes."

Eric Beichler, socia gerente da Mohr Partners, uma companhia  imobiliaria , disse que a maioria dos clientes da Mohr - e do mercado de salas para escritórios em geral- mudou sua porcentagem para um terço de parede rígida e dois terços de escritório aberto.  Ele disse que o tremendo movimento acontecendo frequentemente em corporações, com seus aumentos de empregos e reduções, criou a necessidade de flexibilidade, e por sua vez, de espaços de escritórios abertos.

"Isso realmente muda  todo o planejamento de como lidar com contração e crescimento nas companhias,"disse Beichler.  "A flexibilidade dá a você maiores oportunidades de fazer mudanças internamente sem ter que mudar."

ESCRITÓRIOS ABERTOS SUBSTITUEM POLITICAS DE PORTAS-ABERTAS

A alteração na concepção dos escritórios é consequência dos grandes avanços na tecnologia da compactação e mobilidade dos equipamentos.

O intensivo uso do laptop, da tecnologia sem fio  e comunicação por comando de vóz  disponivel através da Internet, conhecida como baixar IP, aumentou a flexibilidade e o espaço dos escritórios.  Assim, video -conferencias e estações de trabalhos não individualizadas  estão  ganhando popularidade porque as pessoas podem montar escritórios virtuais pràticamente em qualquer lugar, disse Beichler.

Esta area no Projeto Ambiental Ross da Vocon permite aos executivos utilizar e compartilhar de um ambiente comum pro-ativo, servindo como uma extensão de seus escritorios particulares.

"Torna-se mais fácil para os empregados trabalhar onde êles querem e ainda estarem conectados,"disse Cooke, da Jones Lang LaSalle.  "Tecnologia com base em informaçoões em tempo real, realmente permitiu às pessoas trabalharem praticamente em qualquer lugar."

As estações de trabalho das salas abertas são centralizadas em um servidor com suporte  reforçado- o acesso principal às estações  é feito através desse suporte.

Conexões  centralizadas eliminam a necessidade de prover escritorios individuais, e elas podem acomodar uma variedade de estações de trabalho fáceis de mudar.

Marc Margulies, AIA, e diretor da Margulies & Associates, uma firma de arquitetura e decorações em Boston, disse que seu escritório e muitos escritórios que sua companhia desenha mudou de ter paredes individuais a ter uma central equipada com uma série de componentes que podem ser colocados em ordem com flexibilidade e de imediato.

"As pessoas estão tentando se afastar o mais longe possivel da rigidez e do isolamente ( que faz parte de salas individuais} em troca de um alto grau de colaboração e flexibilidade para os propositos de trabalho e de espaço,"disse Margulies.  "O  conceito de maior flexibilidade realmente vai de encontro a essas necessidades." 

TECNOLOGIA DOS EQUIPAMENTOS COMPACTOS  PRODUZ GRANDE IMPACTO

A constante redução da configuração dos equipamento teve também papel importante no projeto dos escritórios abertos, disse Brigitte Preston, desenhista principal  na Lauckgroup, uma firma de arquitetura de interiores no Texas.  Ela disse que a proliferação das telas planas  tiveram o maior impacto no tamanho do espaço de trabalho.

O uso de monitores com telas planas possibilitou Preston poupar espaço na matriz da Green Mountain Energy em Austin, Texas, mobiliando uma area  com estações de trabalho em forma de bumerangue de 120 graus para poupar espaço, em vez de unidades de canto com 90 graus.

Usando estações de trabalho de 120 graus pode-se aumentar dràsticamente o número de estações de trabalho capazes de se encaixar em um andar ou, então, diminuir a quantidade de espaço necessaria de ponta a ponta. 

A substituição de ficharios que tomam muito espaço, por bancos de dados eletronicos é outro desenvolvimento tecnológico contribuindo para a diminuição de espaço necessário  de trabalho.  O Arquiteto Tom Polucci, vice presidente e diretor do projeto de interiores na HOK Chicago, disse que os fichários tradicionais podem ter um grande impacto nos custos dos imóveis. 

Um estrategista do setor de trabalho empregado por um dos clientes de Polucci avaliou que cada fichário custa à companhia U$1,000 por ano em termos de espaço e aluguel que a companhia paga por sua planta.  Um pedido de 30 fichários se traduz em U$30,000 por ano em aluguel, ele disse. 

Palucci disse que mais e mais clientes estão usando o sistema de fichários eletronicos tendo em mente poupar espaço.  Ele disse que a eliminação de arquivos de papeis através de banco de dados possibilitou  às companhias pouparem dinheiro, maximizando espaço de sala e reduzindo a necessidade de grandes ambientes para fichários.

Utilizando bem a superficie disponivel, você faz mais e melhor para a sua equipe do que para suas coisas.  Voce se torna muito mais eficaz,"disse ele.   "As pessoas estão usando tecnologia não sòmente para conservação mas para acessibilidade de informação."

HOK Chicago usou uma estrutura aparente, chãos de concreto lacrado, paineis baixos e luz pendente, para atingir a "estética limpa,"contemporanea e do tipo "loft"que Ogilvy & Mather queria para sua sala.

CONFORTOS TÉCNICOS PRECISAM DE CASA ADAPTÁVEL

Proprietários de prédios e gerentes precisam entender que eletronica avançada e tecnologia de telecomunicação implica na presença de requisitos físicos de construção para sustentá-la, dizem especialistas da industria.

Um avanço significativo na construção consistiu na adoção de um nicho elevado armazenando todos os dutos de informação como telefone e cabos eletricos, històricamente guardados nos rebaixos dos tetos.  Os sistemas de rebaixo de piso beneficiam os gerentes de imóveis porque êles facilitam a transição de inquilino para inquilino.  Paineis modernos de recobrimento sôbre os sistemas de rebaixo de piso propiciam a remoção do revestimento do piso para ter acesso ao rebaixo para reconfigurar o cabeamento se necessário.

Koll Development Corporation em Addison, Texas, está atualmente criando um prototipo LEED-prédios de escritórios certificados chamados Intellicenters, que combina planos de espaços abertos com principios de projetos sustentáveis.  Uma das marcas registradas dêsses prédios é o seu assoalho de acesso elevado em torno de 35cm ( 14 polegadas).

Assoalho elevado lhe dá acesso aos cabos e fios e permite os usuarios que mudam com frequencia suas configurações a fazê-lo  eficiente e ràpidamente e por baixo custo, " disse Mike Rosamond, vice presidente sênior da Koll.

Avanços nos sistemas de tecnologia acustica também prepararam o caminho para projetos eficazes de escritórios de ambiente aberto.  Preston disse que aumentando as alturas dos paineis nos locais de trabalho, nunca realmente se aumentou a privacidade ou se reduziu o barulho das salas em volta, como se pretendia inicialmente.

A tecnologia que se utiliza de um  barulho constante mas sutil, que emana som de baixa frequencia pela sala, via um sistema sonoro, é frequentemente uma boa solução.  Telhas de lã de vidro também podem controlar niveis de barulho.  Preston disse que encobrir som pode custar aproximadamente U$1/m2 (U$1 por pé quadrado). 

"O maior paradoxo em locais de trabalho reside no fato de que as pessoas usualmente quererem colaborar, mas por outro lado também querem privacidade acustica."disse Preston.  "Quando se juntam essas duas coisas voce atinge a combinação ideal.  Muitas vezes a tecnologia [ de barulho constante e sutil] realmente é uma boa solução." 

NÃO SE PREOCUPE, EXISTE SOLUÇÃO

Na medida que os avanços na tecnologia móvel tendem a tornar a sala aberta muito mais viável, Cooke da Jones Lang LaSalle disse que as pessoas ainda querem e precisam vir para o escritório.  Essa tendencia não indica uma redução no mercado de salas de escritório.

"Originalmente eu pensei que veríamos menos necessidade de espaço, com o passar do tempo,"disse Cooke.  "Mas isso certamente não é o caso.  Escritórios abertos estão simplesmente oferecendo maior flexibilidade dentro do espaço de imóvel.  Nós não temos visto nenhum impacto que poderia sugerir estar sendo reduzida a necessidade de espaço.  Êles sòmente proporcionam usos de espaço diferente e mais flexível."

Como resultado, os gerentes das imobiliárias no setor de salas para escritório podem abraçar, em vez de rejeitar, o conceito de escritório aberto e a tecnologia móvel fazendo-o progredir.

As pessoas que estão trabalhando num ambiente modular não estão necessàriamente alugando menos espaço," disse Blankenship da Saubach Company.  "Suas companhias estão crescendo e na verdade êles necessitam de mais espaço.  Porém êles estão usando seu espaço com mais eficiência."

Um desafio comum que enfrentam os donos de prédio é instalar e reinstalar os espaços para as necessidades de tecnologia de corporações.  Mas pelo fato de que escritórios de espaço aberto estão em grande demanda, eles apelam a possíveis inquilinos que, na verdade, requerem menos adaptações.

Tìpicamente, um inquilino quando deixa um imóvel, é responsável por retirar o cabeamento e a fiação.  Mas com o novo sistema de fiação, o gerente de propriedade fará frequentemente um acôrdo com o inquilino para deixar esperas suficientes para nova instalação do próximo inquilino, disse Beichler da Mohr Partners.  Isso faz com que o espaço seja mais ainda atraente porque o inquilino poupará dinheiro quando fizer a refiação do escritório. 

"Muitas pessoas estão pegando esses espaços abertos do jeito como está", disse Beichler.  "No final, isso significa  economia para os proprietários porque êles não precisam colocar mais dinheiro.  Provàvelmente  estarão atapetando, pintando, limpando e talvez  refazendo a area de recepção.  É porisso que espaços abertos são mais fáceis de alugar." 

POUPANDO ESPAÇO, POUPANDO DINHEIRO 

Parece ser ideal o fato de mais dinheiro entrar nos bolsos dos gerentes de imóveis.  Todavia, investidores precisam também considerar quanto terão que gastar para se  manterem  atualizados com os projetos inovativos e tecnologia avançada.

Muitas  pessoas bem informadas da industria dizem que ambos  construção e operação dos escritórios de espaço aberto custam menos.  Blankenship disse que enquanto uma planta de parede rigida custa a investidores de imóvel  aproximadamente U$245/m2 ( entre U$22 e U$23 um pé quadrado)  por causa do excesso de material como divisórias, portas,ferragens e sistemas de luz, uma planta aberta pode ser construida  por U$178/m2 ( $16 por pé quadrado). 

Tecnologia e sistemas de móveis modulares são os dois custos mais altos associados com estilos de escritórios abertos .  No entanto, especialistas da industria dizem que tecnologia é também um dos custos mais altos na manutenção de salas de paredes rigidas.

É lógico que, alterando toda a forma  como uma companhia funciona, e re-desenhando escritórios de modo compativel, pode ser custoso.  Se uma companhia re-arranja o espaço fisico do escritório com paredes rigidas- considerando HVAC, problemas com  zoneamento,  complicações eletricas,etc- os custos de um projeto de  escritório aberto pode ser alto.

"O custo inicial para acomodar a nova forma de trabalhar  pode ser um pouquinho mais cara,"disse Blankenship.  "Mas no longo prazo  voce poupa na flexibilidade e em custos de integração e movimentação de empregados."

Enquanto Cooke da Jones Lang LaSalle trabalhou para Agilent Technologies, ele ajudou a transformar o escritório de um escritório completamente convencional com estações individuais  em um meio ambiente móvel, permitindo que quase 80 % da companhia trabalhasse remotamente. 

Cooke disse que , quando um escritório estava cheio de empregados trabalhando diàriamente no local, a companhia gastava por volta de U$7,500 e U$8,000 por empregado, por ano.  No entanto, quando Agilent reduziu a planta das estações de trabalho e preparou um ambiente móvel onde empregados podiam vir ao escritório quando necessário e trabalhar em estações de trabalho não especificas e compartilhadas, o novo custo ficou entre U$3,000 e $3,500 por pessoa, por ano. 

"Escritórios abertos oferecem enorme valor e enormes economias de custo, "disse Beichler.  "Se você precisa empregar quatro funcionários, voce pode ter quatro cubiculos, com toda a fiação  necessária e prontos  para serem ocupados.  Por outro lado, é comprando  flexibilidade e tranquilidade que voce tem a habilidade de contratar e expandir."

Muitos especialistas em imóveis dizem que a  tecnologia não sòmente promove formato de escritório aberto, mas é também crucial para eficiencia.

"A chave do sucesso  não é só o meio ambiente fisico e espaço, mas  o suporte e serviços que vêm juntos,"disse Cooke.  "Se você puder ter essa fatia, o resto cairá em seu devido lugar."

Diana Mirel é uma escritora colaboradora da JPM.  Perguntas relacionadas a este artigo podem ser enviadas para  kgunderson@irem.org.