Quantas Propriedades um Gerente de Propriedade é Capaz de Gerenciar?
(“How Many Properties Can a Property Manager Manage?” Nov/Dec 2007)

Determinar o número adequado de propriedade que cada gerente é capaz de gerenciar é um processo que requer muito cálculo e um pouco de intuição.

Por Hall Cottingham CPM, Richard Muhlebach, CPM

A pergunta mais antiga do ramo imobiliário é “Quantas propriedades um gerente de propriedade é capaz de gerenciar?” A resposta tem sido sempre: “Bem, isso depende”.

Gerente executivo de propriedade freqüentemente usa sua intuição para determinar se o gerente de propriedade atingiu o número máximo de propriedades que ele ou ela pode gerenciar. No entanto, uma das formas de determinar o número de propriedades que um gerente de propriedade pode gerenciar pode ser mensurada .

MÉTODO QUE PODE TE LEVAR A LOUCURA – METHOD TO THE MADNESS

Calcular o número de propriedades que um gerente pode gerenciar exige-se primeiramente a avaliação das operações de uma empresa e, em seguida deve-se classificar as atividades de gerenciamento de cada propriedade. Para atingir esse objetivo, as empresas devem desenvolver um sistema de avaliação e levar vários fatores em consideração.

Para desenvolver o sistema de avaliação, o gerente executivo de propriedade necessita determinar uma série de critérios utilizados para avaliar a filosofia de gerenciamento de empresa, assim como as suas operações e a experiência dos seus gerentes de propriedade. Cada propriedade deve ser atribuída um número de pontos baseada nas  atividades à serem gerenciadas.

As empresas também precisam estabelecer a número de pontos que cada gerente de propriedade é capaz de gerenciar. Então eles podem designar o gerente de propriedade a gerenciar conforme a pontuação total atingida. Finalmente, a determinação final do número de propriedades que um gerente de propriedade pode gerenciar é uma combinação entre a objetividade do processo de avaliação e a intuição do gerente executivo de propriedade de como sua empresa e os gerentes devem operar.

Esse processo pode ser utilizado para avaliar uma variedade de propriedades comercias ou residenciais. Uma ficha de avaliação pode ser facilmente desenvolvida para qualquer tipo de propriedade ou de um portifólio de propriedade de uso misto.

INVARIAVELMENTE COMPLEXA - INVARIABLY COMPLEX

Para avaliar com precisão a empresa, cinco variáveis devem ser levadas em consideração. Cada uma das variáveis é utilizada para determinar a forma que a empresa de gerenciamento de propriedade opera. Essas variáveis formam a base de escala de pontos dentro do limite que o gerente de propriedade poderia gerenciar.

A primeira variável a ser considerada quando se avalia uma empresa é se a empresa de gerenciamento de propriedade esta gerenciando a própria propriedade, ou gerenciando a sua matriz ou prestando serviço gerenciando outras propriedades.

Geralmente, é mais fácil o gerenciamento interno [de sua própria propriedade] do que a de terceiros: gerenciar a própria propriedade – ter um só cliente com um conjunto de metas e objetivos, uma sistema contábil, uma lista de obrigações e a utilização de um programa de gestão de propriedade. Empresas que prestam serviços de gerenciamento de propriedades a terceiros, possuem vários clientes com metas e objetivos diferentes, com várias listas de obrigações, diversos programas [softwares] diferentes e por aí a lista continua.

Como resultado, o gerente de propriedade que trabalha para a empresa que gerencia as suas próprias propriedades deve ser capaz de gerenciar mais propriedades ou ser atribuído uma maior número de pontos do que os gerentes de propriedades que faz trabalho terceirizado.

Outra variável a ser considerada na avaliação de uma empresa é como ela se auto- administra. É aconselhável verificar como sua administração, supervisão e que tipo de recursos estão disponíveis para os gerentes de propriedades.

Algumas empresas atribuem aos seus gerentes de propriedades algumas responsabilidades contábeis. Outras confiam na eficiência de seus contadores para executarem essas obrigações e preferem que seus gerentes permaneçam no campo focalizado no gerenciamento.

Gerentes de propriedade que não possuem assistentes administrativos ou que necessita dividi-los com outros departamentos – ou até mesmo os quais são atribuídos responsabilidades adicionais como leasing, supervisão de melhorias para inquilinos ou obrigações contábeis; terão menos tempo para gerenciar propriedades. Se for o caso, deve ser designado um número menor de propriedades a serem gerenciadas.

O nível de serviço prestado pela empresa de gerenciamento de propriedades é uma variável importante que deve ser analisada. Proprietários de imóveis não necessitam do mesmo nível de serviço. Proprietários de instituições exigem um nível de serviço muito mais alto do que o proprietário de uma propriedade local que visita regularmente seu imóvel e não requer relatórios contábeis sofisticados.  Na verdade, o proprietário local geralmente prefere pagar uma taxa mais baixa em troca de um serviço mais básico.

A última variável que as empresas devem levar em consideração enquanto estiver fazendo a sua avaliação é a experiência e a capacidade de trabalho que os gerentes de propriedades daquela empresa oferecem. Gerentes de propriedades com vasta experiência são capazes de gerenciar empresas maiores e com mais portifólio e mais desafios do que as empresas que acabaram de ingressar no ramo. Empresas devem desenvolver duas categorias diferentes quando pontuar os seus gerentes de propriedades, uma para experientes e outra para iniciantes.
Os hábitos profissionais e a eficiência do gerente de propriedade também poderão determinar o número de propriedades que ele ou ela será capaz de gerenciar. Será que o gerente de propriedade tem experiência em leasing, refinanciamento ou venda de propriedades? Seria possível o gerente de propriedade supervisionar ou coordenar melhorias para inquilinos? Estas e outras habilidades irão determinar qual propriedade e o número de propriedades que o gerente de propriedade poderá gerenciar.