Como Negociar com seus Inquilinos em Tempos de Crise Econômica
("How to Negotiate with Tenants in a Tough Economy", July/August 2009)
O artigo a seguir é um trecho do relatório principal do IREM, Estratégias para trabalhar com pequenos O artigo a seguir foi extraído da publicação mais recente do IREM, O Processo de Leasing: Através das Perspectivas do Proprietário e do Inquilino
Alan Alexander e Richard Muhlebach, CPM®
Quando negociamos leasing, nós desenvolvemos a melhor estratégia de como negociar com o nosso cliente – o proprietário. Quando o mercado esta alta, dedicamos toda a nossa atenção as necessidades e preocupações do cliente, muitas vezes deixando de lado os interesses de nossos inquilinos. Em tempos de econômica sólida, os inquilinos tem opções limitadas e são mais propensos a aceitar a nossa oferta quase sem negociar. No entanto, em tempos de crise ou recessão o proprietário esta mais inclinado a considerar as preocupações e necessidades do inquilino.
Inquilinos de imóveis comerciais [escritórios] se preocupam com baixo custo do aluguel e com custos de relocação, enquanto outros inquilinos comerciais [lojas] se preocupam com o baixo custo do aluguel e com a habilidade de fechar sua loja caso não seja rentável. Essas condições são contrárias ao que o proprietário pode atingir em caso de um mercado sólido.
Hoje em dia, com crise econômica e a depreciação do mercado imobiliário os gerentes de propriedades e corretores imobiliários precisam estarem preparados para as negociações mais difíceis em décadas. Gerentes de propriedades e corretores imobiliários serão obrigados a negociar cláusulas que são onerosas para o proprietário, porém necessárias para completar a transação de lease. As cláusulas devem ser negociadas com destreza a fim de atenuar o impacto no fluxo de caixa e no valor do imóvel.
Negociando com inquilinos de escritórios
Inquilinos comerciais estão cientes que com o mercado imobiliário fraco eles podem negociar diversas questões, nas quais poderam economizar milhares de dólares. O primeiro assunto em questão seria o aluguel base. A melhor maneira de se preparar para negociar o valor do aluguel é estar inteirado com informações dos edifícios concorrentes e estar atualizado com os fatos do mercado atual. Informações podem ser obtidas através de pesquisas de mercado efetuadas periodicamente - coletando dados como valor do aluguel e tempo de permanência dos inquilinos na propriedade será possível determinar a escala dos aluguéis dos edifícios concorrentes. Você pode utilizar esses dados para comparar com a propriedade que você gerencia e então negociar aluguéis e concessões.
Em seguida, você precisa descobrir qual é “limite”, o valor mínimo aceitável pelo proprietário. Tudo isso irá depender caso outras concessões sejam oferecidas.
É importante analisar e discutir com o proprietário todos os detalhes com intuito de determinar os valores finais dos aluguéis e novas cláusulas do contrato de locação.
Um dos fatores de negociação do aluguel base é o aluguel passo a passo [rent step-ups], o qual aumentará gradualmente durante o decorrer do contrato. Você e o proprietário decidirão a possibilidade desse tipo de contrato, caso deseje implementar também é necessário determinar a porcentagem dos aumentos e sua frequência.
A primeira concessão a ser solicitada pelo seu inquilino será um mês ou vários meses de aluguel gratuito. Durante um mercado instável, aluguel gratuito não é oferecido. Porém quando oferecido, é por tempo limitado. Você precisará determinar quanto aluguel gratuito poderá ser concedido e como deverá ser concedido – no início do mês ou distribuído durante o contrato de locação. Na maioria das vezes, o aluguel gratuito é concedido no começo do contrato, sendo assim “consumido” o mais rápido possível.
Em tempos de economia enfraquecida, vários edifícios tem problemas de fluxo de caixa o qual impede a concessão de vários meses de aluguel gratuito no primeiro ano de contrato. Em tempos de dificuldades, é comum a concessão de um mês de aluguel gratuito em cada contrato, sendo um mês gratuito a cada ano o qual pode também ser distribuído durante o termo do contrato.
É bem provável que a próxima solicitação do inquilino seja a redução na porcentagem das despesas anuais repassadas aos inquilinos. Caso essa concessão seja oferecida, você precisará negociar a porcentagem máxima do aumento e determinar se outras despesas como IPTU e remoção de neve também serão reduzidas. O inquilino também pode solicitar melhorias sejam implementada no espaço locado. Mais uma vez, você precisa se atualizar e analisar a sua pesquisa de mercado, a fim de descobrir quais a melhorias que os seus concorrentes tem oferecido. Devido ao alto custo de tais aprimoramentos, o aluguel base pode ser ligado a quantidade de melhorias disponíveis a este ]inquilino.
Relocação gera altos custos aos inquilinos e tumultua os negócios. A maioria dos inquilinos de escritório não necessitam se relocar porém durante tempos de crise, porém alguns proprietários apresentam ofertas tão atrativas que acabam incentivam os inquilinos se relocarem. Inquilinos até podem receber incentivos de auxílio a mudança, o qual pode cobrir o valor parcial ou até mesmo integral da mudança, por exemplo. Custos com relocação pode se elevar rapidamente. Geralmente inclui a mudança de equipamentos, móveis, remoção de instalações elétrica, instalação de computadores e sistemas de telefonia. É extremamente importante obter uma cotação dos gastos antes de negociar com o inquilino.
O inquilino mais sofisticado e seu instruído representante poderá também negociar o reembolso de custos adicionais, o qual pode incluir novos cartões de visitas, bloco de cartas [com o logotipo da empresa], notificações aos clientes do inquilino sobre a mudança de endereço, aluguel gratuito durante a configuração dos novos escritórios e muito mais.
Negociando com inquilinos comerciais [varejistas]
Inquilino de varejo também tem as mesmas preocupações que o inquilino de escritório, porém uma localização que seja rentável é fundamental – caso contrário, o inquilino irá operar no vermelho. Com intensão de aliviar essas preocupações, algumas lojas buscam melhorias no espaço locado e subsídio na aquisição de novos equipamentos. Um determinado valor deve ser afixado para garantir essas melhorias, o qual pode variar de mil e poucos dólares para inquilinos de pequeno porte e acima de cem mil dólares para inquilinos de alto porte.
Além de negociar o aluguel base, aluguel passo a passo [rent step-ups] e repasse de taxas, o inquilino varejista tentará, na maioria das vezes, negociar a redução da porcentagem de vendas. Como gerente de propriedade é necessário determinar se as vendas do inquilino serão capazes de atingir certo nível para que a porcentagem de venda seja cobrada. A qual pode ser determinada revisando as tendências das vendas de outras lojas e comparando o limite do faturamento das vendas do inquilino com às médias das vendas nacionais da mesma categoria, as quais podem serem encontradas na edição semestral da Dollars & Cents of Shopping Centers publicada pela Urban Land Institute [Instituto de Terra Urbana - uma organização sem fundos lucrativos de pesquisa e ensino organizacional].
Se o shopping center possui lojas e restaurante semelhantes, as suas vendas podem ser comparadas ao limite de faturamento do inquilino em questão. O breakpoint é o valor anual de vendas que o inquilino deve gerar antes iniciar a pagamento da porcentagem do aluguel. Caso ele não atinga o mínimo, você terá que encarar essa realidade, porém poderá utilizá-lo para obter uma concessão do inquilino. Caso a porcentagem do aluguel seja negociada, o inquilino provavelmente solicitará uma porcentagem mais baixa e possivelmente sobre um breakpoint artificial. O breakpoint artificial é quando o valor real das vendas venha ser alterado, resultando num valor acima do real. Caso o breakpoint seja negociado sob um valor mais elevado do que o breakpoint real, o inquilino pagará uma porcentagem de aluguel mais baixa [ele pode alegar que tem uma margem pequena nos lucros e precisa vender bem mais para atingir o mínimo de lucro exigido no termo do lease].
Novamente, você deve determinar uma a média de vendas do seu inquilino e quanto essa solicitação irá custar em perda percentual do aluguel. Utilizando a média de vendas de inquilinos de outra localidade é um bom ponto de partida para determinar como serão as vendas após do período de estabelecimento no mercado. O inquilino talvez deseje negociar o aluguel seja determinado por porcentagem ao invés de um aluguel base. Caso isso seja acordado, você deverá então negociar a uma porcentagem um pouco acima. Uma outra sugestão seria fazer um contrato de lease [porcentagem] por um ou dois anos e converte-lo logo em seguida para aluguel base.
Os varejistas também podem negociar o cancelamento do lease caso suas vendas estejam bem abaixo das suas projeções. Essa é mais uma preocupação do varejistas que decidem locar espaço em shoppings de pouco movimento durante uma economia fraca. Os varejistas podem tentar negociar o direito de cancelar o lease. Porém você não pode ceder, mais caso este seja o motivo o qual o inquilino esteja prestes a desistir do negócio, será necessário negociar para diminuir a chance de cancelamento. Primeiro, você precisa se certificar que o contrato não seja cancelado a menos que as vendas não atinjam o volume estimado durante os três anos de lease. O volume de vendas dever ser realístico e não deve ser menor do que o volume médio de vendas dos demais inquilinos – nem menor do que as médias nacionais.
As vendas médias nacionais de vários tipos de lojas varejistas estão disponíveis na publicação do Dollars & Cents of Shopping Centers [Dólares e centavos de um Shopping Center]. O varejista tem que fechar um contrato de três anos incluindo três finais de ano para gerar essas vendas. O cancelamento do contrato poderá ser efetuado somente uma vez em Janeiro, após o terceiro ano do lease. O inquilino tem que notificar o proprietário com 120 dias de antecedência. É bem provável que o inquilino não pagará a taxa de cancelamento mais é sempre bom solicitá-la.
O varejista poderá solicitar a cláusula de “co-tenancy” [inquilino de pequeno porte condiciona sua permanência com a do inquilino âncora] a qual dará o direito de cancelamento do contrato caso o inquilino âncora feche as portas ou se mude – o volume de consumidores pode cair dramaticamente. Essa é mais uma cláusula que você não deve concordar por que pode causar um efeito dominó e ocasionar em perda de inquilinos. Caso o proprietário venha concordar com essa cláusula, o contador precisará converter o aluguel do inquilino em porcentagem durante o tempo que o espaço do inquilino âncora estiver desocupado. O mesmo que um inquilino âncora tenha fechado as portas não significa que as vendas dos outros varejistas irão declinar. Você pode criar uma condição, a qual explicita que o inquilino não poderá exercer o direito da cláusula de “co-tenancy” caso suas vendas não se reduzam mais de dez por cento.
Durante um mercado enfraquecido, os inquilinos irão solicitar o possível e o impossível. Como gerente de propriedade ou Agente de Lease você precisa estar preparado para responder a qualquer tipo de solicitação. Na realidade, será necessário fazer concessões para fechar acordos em tempos de crise. Você e o proprietário deverão desenvolver uma estratégia de negociação de lease que inclui o parecer do proprietário, juntamente com as alternativas para as solicitações que o inquilino pode vir a requerer. Você também poderá determinar o custo de cada concessão e se deverá ser concedida antecipadamente ou durante o termo do contrato. Com o proprietário ciente do custo de cada concessão será mais fácil negociar e chegar ao melhor acordo possível.
BIOS
Alan Alexander (aaacon@cox.net) é presidente da Alexander Consultants em Scottsdale, Arizona. Co-autor do The Leasing Process: Landlord and Tenant Perspectives e várias outras publicações sobre imóveis comerciais.
Richard Muhlebach CPM® (rmuhlebach@comcast.net), é consultor imobiliário e instrutor em Woodinville, Washington. Também é co-autor do The Leasing Process: Landlord and Tenant Perspectives e de várias outras publicações. Muhlebach ministra cursos nacionalmente e internacionalmente, também é testemunha perita e árbitro.
